Déclaration de confidentialité

Dans le cadre de la Loi européenne sur la protection des données, nous vous informons ci-après sur le traitement de vos données personnelles.

Vos données personnelles sont traitées par GUBERNA, Institut des Administrateurs asbl.

Avez-vous une question au sujet de vos données? Contactez :  privacy@guberna.be

À qui s’adresse cette déclaration de confidentialité ?

La présente Déclaration de confidentialité concerne principalement le traitement des données à caractère personnel de nos membres actuels et passés, de nos clients, de nos prospects et de leur personnel, des personnes qui ont manifesté un intérêt pour nos services et des personnes avec lesquelles l’Institut des Administrateurs et son personnel entrent en contact dans le cadre de la mission et des activités de l’Institut.

Quelles données personnelles l’Institut des Administrateurs traite-t-il ? Et en quoi consiste ce traitement ?

L’Institut des Administrateurs conserve les données à caractère personnel suivantes : 

• Vos coordonnées, par exemple : nom, prénom, dénomination, langue, adresse de messagerie professionnelle et/ou privée, numéro de téléphone professionnel et/ou privé, fonction au sein de votre organisation…

Si vous êtes un employé d’un membre de l’Institut des Administrateurs ou si vous êtes un membre individuel, nous utilisons ces données dans le cadre des services fournis par l’Institut des Administrateurs à ses membres.

Si vous êtes une personne avec laquelle l’Institut des Administrateurs et son personnel sont en contact dans le cadre de la mission et des activités de l’Institut, nous utilisons ces données dans le cadre de la mission de l’Institut des Administrateurs ou à des fins de recherche.

Si vous vous inscrivez à notre bulletin d’information, à une formation ou à l’un de nos événements :

• nous enregistrons vos données avec votre consentement, OU
• lorsque nous avons reçu vos données par l’intermédiaire d’un tiers, nous les utilisons dans le cadre de la mission de l’Institut des Administrateurs qui consiste à promouvoir l’importance de la bonne gouvernance.

Vous pouvez facilement vous désinscrire à tout moment.

Si vous êtes employé d’une organisation ou d’une société ayant une relation contractuelle avec l’Institut des Administrateurs (par exemple, un fournisseur, un membre, un client, etc.), nous utilisons ces données dans le cadre de l’exécution de cette relation contractuelle.

Si vous contactez l’Institut des Administrateurs, par exemple pour une demande d’information, nous utilisons ces données dans le cadre du traitement de votre demande.

Si vous visitez l’Institut des Administrateurs, nous utilisons ces données dans le cadre de la sécurité physique du bâtiment.

Lorsque vous visitez notre site Web, nous pouvons stocker certaines données sur la base des cookies que nous plaçons. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez consulter notre Déclaration relative aux cookies.

• Informations sur vos centres d’intérêt professionnels : nous utilisons ces données lorsque vous avez accepté de recevoir des invitations à des événements et à des formations de l’Institut des Administrateurs.
• En ce qui concerne les événements et les formations de l’Institut des Administrateurs auxquels vous vous êtes inscrit, nous pouvons conserver vos réponses ou vos commentaires concernant ces événements et ces formations dans le cadre d’enquêtes de satisfaction ou de plaintes que vous nous avez adressées.

L’Institut des Administrateurs peut recevoir des informations vous concernant par l’intermédiaire de tiers. Nous pouvons utiliser ces informations pour vous contacter à des fins de prospection. 

Nous pouvons également utiliser des données obtenues auprès de partenaires externes pour améliorer, compléter ou mettre à jour vos données à caractère personnel ou pour créer un profil marketing.

Que fait l’Institut des Administrateurs avec ces données ?

• Si vous êtes un employé d’un membre de l’Institut des Administrateurs ou un membre individuel :

Vos données sont traitées parce que vous êtes un contact/une partie contractante de l’Institut des Administrateurs. Vos données sont traitées pour organiser les services offerts par l’Institut des Administrateurs à ses membres, tels que les communications, les événements, les services, la recherche et la formation en rapport avec l’adhésion de votre organisation ou de votre entreprise à l’Institut des Administrateurs.

Vos données sont également utilisées pour vous informer sur les activités de l’Institut des Administrateurs, sur l’actualité de la bonne gouvernance et sur les événements organisés par l’Institut des Administrateurs.

• Si vous êtes une personne avec laquelle l’Institut des Administrateurs et son personnel sont en contact dans le cadre de la mission et des activités de l’Institut :

Vos données sont traitées dans le cadre de la mission de l’Institut des Administrateurs qui consiste à promouvoir l’importance de la bonne gouvernance.

• Si vous vous abonnez à nos bulletins d’information :

Vos données sont traitées pour assurer le suivi de votre inscription et de vos éventuels commentaires ou plaintes dans ce contexte.

• Si vous vous inscrivez à l’un de nos évènements :

Les données que vous nous fournissez dans le cadre de l’inscription à l’événement sont traitées aux fins suivantes :

1. Le suivi de votre inscription et de tout commentaire ou plainte que vous pourriez avoir dans ce contexte.
2. La gestion générale de la clientèle, y compris le traitement comptable, la gestion des litiges et des procédures judiciaires, le recouvrement ou le transfert des dettes et la protection de nos droits en général.
3. Pour certains événements, les participants recevront une liste simplifiée des participants reprenant leurs noms, prénoms et organisation.
4. Vos données sont également utilisées pour vous informer sur les activités de l’Institut des Administrateurs, sur l’actualité de la bonne gouvernance et sur les événements organisés par l’Institut des Administrateurs.

Vos données sont traitées :

1. Pour assurer le suivi de votre contrat et de tout commentaire ou plainte que vous pourriez avoir à ce sujet.
2. Pour la gestion générale de la clientèle et des fournisseurs, y compris le traitement comptable, la gestion des litiges et des procédures judiciaires, le recouvrement ou le transfert des dettes et la protection de nos droits en général.

• Si vous visitez notre site web :

Vos données sont utilisées pour améliorer votre expérience de navigation et pour établir des statistiques anonymes relatives à la qualité du site.

• Dans certains cas, nous sommes légalement tenus de traiter et/ou de communiquer vos données à caractère personnel aux autorités compétentes ou aux organismes déterminés par la loi.

Transfert de vos données personnelles à des tiers

En principe, vos données ne seront pas transmises à des tiers sans votre consentement.

Dans certains cas exceptionnels, vos données à caractère personnel peuvent être transmises à des tiers sans votre consentement. Plus précisément :

• à des sous-traitants dans le cadre d’activités liées aux travaux de l’Institut des Administrateurs ;
• aux autorités compétentes ou aux organismes déterminés par la loi dans le cadre des obligations légales et réglementaires.

Combien de temps l’Institut des Administrateurs conserve-t’il vos données ?

L’Institut des Administrateurs conserve vos données à caractère personnel pendant 12 mois à compter du moment où votre relation avec l’Institut des Administrateurs prend fin (par exemple, vous n’êtes plus membre individuel ou employé d’un membre de l’Institut des Administrateurs, vous vous désabonnez du bulletin d’information, etc.), sauf s’il existe une période de conservation légale telle qu’un délai de prescription légal ou que vous ne demandiez explicitement que vos données soient supprimées.

Prise de décision automatisée

L'Institut des administrateurs ne fonde en aucun cas le traitement des données personnelles exclusivement sur une décision automatisée.

Nous protégeons vos données à caractère personnel

Nous nous efforçons de sécuriser vos données à caractère personnel et de protéger votre vie privée autant que possible. Nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à cet effet. 

Vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l’adresse privacy@guberna.be. Il vous sera demandé de prouver votre identité.

Vous pouvez accéder à vos données à tout moment.

Si vos données sont incorrectes, vous pouvez demander à l’Institut des Administrateurs de les corriger, de les compléter et/ou de les mettre à jour.

Vos données sont transférables lorsqu’elles sont traitées avec votre consentement et/ou par des moyens automatisés.

Dans certains cas (prévus par les articles 17, 18 et 21 du règlement général sur la protection des données), vous pouvez vous opposer au traitement de vos données par l’Institut des Administrateurs et/ou demander à l’Institut des Administrateurs d’effacer vos données.

Si le traitement de vos données est basé sur votre consentement, vous pouvez le révoquer à tout moment. Cette révocation ne s’applique alors que pour l’avenir.

En outre, vous pouvez toujours contacter l’Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be) pour toute question ou plainte, à l’adresse suivante contact@apd-gba.be.)

Modifications de la présente Déclaration de confidentialité

L’Institut des Administrateurs se réserve le droit de modifier cette Politique de confidentialité à tout moment et conformément au règlement général sur la protection des données.

Date de dernière mise à jour : 2025 01 27