Comment préparer efficacement votre Assemblée Générale en tant qu’organisation
Une Assemblée Générale bien préparée est cruciale pour une prise de décision transparente et des actionnaires engagés. En communiquant à temps, en établissant un ordre du jour clair et en planifiant soigneusement le format de réunion et le suivi, l’AG se déroule de manière fluide et efficace.
Conseil 1 – Assurez une convocation claire et en temps utile
Envoyez la convocation suffisamment à l’avance et strictement dans les délais légaux : au moins 15 jours calendaires pour la plupart des sociétés et 30 jours pour les sociétés cotées. Regroupez toutes les informations essentielles dans un document clair : date, heure, lieu et/ou format en ligne, ordre du jour, conditions d’inscription, procurations et droits de vote et de question.
Ajoutez un email d’accompagnement compréhensible avec un résumé court et des liens cliquables vers tous les documents. Cela améliore la lisibilité et l’engagement des actionnaires.
Conseil 2 – Préparez un ordre du jour clair et structuré
Un ordre du jour clair constitue la colonne vertébrale d’une réunion efficace. Déterminez à l’avance les points à aborder, le temps alloué à chaque point et les décisions qui seront soumises au vote.
Assurez-vous que les comptes annuels, le rapport annuel et les notes explicatives pour les points complexes soient disponibles à temps. Des notes explicatives courtes ou des fiches Q&R aident également les non-spécialistes à suivre le débat.
Conseil 3 – Choisissez le format de réunion de manière réfléchie
Présentiel, en ligne ou hybride : choisissez le format qui correspond à la structure de vos actionnaires et à la sensibilité des points à l’ordre du jour. Les réunions en ligne et hybrides abaissent la barrière pour les actionnaires plus petits ou internationaux mais nécessitent une préparation technique et pratique solide.
Une combinaison de diffusion en direct, de vote écrit préalable et de questions écrites offre souvent le meilleur équilibre entre accessibilité et sécurité juridique.
Conseil 4 – Anticipez questions et débats
Les actionnaires ont le droit de poser des questions avant et pendant la réunion sur les points de l’ordre du jour. Communiquez clairement comment et quand les questions peuvent être soumises et prévoyez suffisamment de temps pour le dialogue pendant la réunion.
Préparez en interne un script Q&R concis avec les questions critiques possibles et les messages clés alignés. Cela garantit cohérence et transparence, même dans un contexte plus activiste.
Conseil 5 – Consignez soigneusement les décisions et prévoyez un suivi
Des procès-verbaux précis sont essentiels, tant comme preuve juridique que pour une gouvernance transparente. Résumez oralement les décisions clés à la fin de la réunion, puis formalisez-les dans les procès-verbaux officiels.
Rendez les procès-verbaux et les résultats des votes disponibles rapidement et mettez un lien depuis le site internet de l’entreprise. Cela renforce la confiance des actionnaires et autres parties prenantes.
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