Hoe bereid ik als organisatie mijn Algemene Vergadering goed voor?

Tip 1 – Zorg voor een tijdige en duidelijke oproeping

Verstuur de oproeping ruim op tijd en strikt volgens de wettelijke termijnen: minstens 15 kalenderdagen voor de meeste vennootschappen en 30 dagen voor beursgenoteerde ondernemingen. Bundel alle essentiële informatie in één helder document: datum, uur, locatie en/of online format, agenda, registratievoorwaarden, volmachten en stem- en vraagrechten.
Voeg een begrijpelijke begeleidende e-mail toe met een korte samenvatting en klikbare links naar alle documenten. Dat verhoogt de leesbaarheid en de betrokkenheid van aandeelhouders.

Tip 2 – Stel een heldere en gestructureerde agenda op

Een duidelijke agenda vormt de ruggengraat van een vlotte vergadering. Leg vooraf vast welke punten aan bod komen, hoeveel tijd u per punt voorziet en welke beslissingen ter stemming worden voorgelegd.
Zorg ervoor dat de jaarrekening, het jaarverslag en de toelichtingen bij complexe dossiers tijdig beschikbaar zijn. Korte toelichtingsnota’s of Q&A-fiches helpen ook niet-specialisten om het debat goed te volgen.

Tip 3 – Kies bewust het vergaderformat

Fysiek, online of hybride: kies het format dat past bij uw aandeelhoudersstructuur en de gevoeligheid van de agendapunten. Online en hybride vergaderingen verlagen de drempel voor kleinere en internationale aandeelhouders, maar vragen een degelijke technische en praktische voorbereiding.
Een combinatie van livestream, voorafgaand schriftelijk stemmen en schriftelijke vragen biedt vaak het beste evenwicht tussen toegankelijkheid en juridische zekerheid.

Tip 4 – Anticipeer op vragen en debat

Aandeelhouders hebben het recht om vóór en tijdens de vergadering vragen te stellen over de agendapunten. Communiceer duidelijk hoe en tegen wanneer vragen kunnen worden ingediend en voorzie tijdens de vergadering voldoende ruimte voor dialoog.
Werk intern met een beknopt Q&A-draaiboek met mogelijke kritische vragen en afgestemde kernboodschappen. Dat zorgt voor consistentie en transparantie, ook in een meer activistische context.

Tip 5 – Leg beslissingen zorgvuldig vast en voorzie opvolging

Nauwkeurige notulen zijn essentieel, zowel als juridisch bewijs als voor transparante governance. Vat op het einde van de vergadering de kernbeslissingen mondeling samen en werk ze nadien uit in formele notulen.
Maak notulen en stemresultaten tijdig beschikbaar en link ernaar vanuit de bedrijfswebsite. Dat versterkt het vertrouwen van aandeelhouders en andere stakeholders.