GUBERNA : Que devrait vraiment faire le conseil d'administration d'une startup ?

Une startup doit faire beaucoup de choses avec peu de ressources. Une efficacité maximale, y compris en matière de gouvernance, est donc indispensable. Voici cinq conseils pratiques pour un conseil d'administration efficace ...  

Comment aborder concrètement l'organisation du conseil d'administration de votre start-up ? Certainement pas avec un trop grand nombre de points à l'ordre du jour ou des rapports trop détaillés. Il est préférable d'établir un plan annuel avec une liste réfléchie de points à l'ordre du jour qui doivent être abordés une ou plusieurs fois. 

  1. Lors de chaque réunion, vous pouvez évaluer brièvement la situation ad hoc. Mais veillez à ce que le briefing soit clair. Donnez aux directeurs un tableau concis sur les finances, les ventes, le développement et les questions opérationnelles.  Acceptez et supposez toujours qu'ils ont examiné la documentation à l'avance. 

  2. Éviter que le conseil d'administration n'ait à s'occuper principalement de toutes sortes de choses semi-opérationnelles sur une base ad hoc. D'accord, l'environnement d'une startup est imprévisible et imprévisible. Mais ne mettez pas à votre agenda des "points d'attention à court terme" urgents.  Ce n'est vraiment pas le rôle des administrateurs d'éteindre constamment les incendies. Laissez cette tâche à la direction (à moins qu'elle ne soit exceptionnellement mauvaise...). 

  3. Le conseil d'administration doit s'occuper des défis à long terme. D'ailleurs, il est possible d'éviter les incendies en pensant à l'avance et en les prévoyant.  Il faut donc consacrer du temps, lors des différentes réunions, à des questions telles que la stratégie, le plan annuel, le capital humain, le marketing, la gestion des risques, la structure financière, la qualité, la durabilité, les investissements et les évaluations... Sur la base d'informations correctes, les administrateurs peuvent se projeter dans ces différents domaines d'action. 

  4. Une interaction ouverte et dynamique entre le directeur général et le président lors de la préparation est la clé d'une réunion du conseil bien structurée. Par exemple, pour éviter de perdre du temps, ils décident à l'avance des points qui seront discutés pour information seulement et de ceux qui feront l'objet d'une décision. Encore une fois : lorsqu'il s'agit de fournir de la documentation suffisamment à l'avance, la maxime est que la qualité est plus importante que la quantité. 

  5. Pour la plupart des entreprises en phase de démarrage, quatre à cinq réunions par an devraient suffire. Les comités du conseil d'administration ne sont même pas encore nécessaires. Mais bien entendu, les administrateurs restent disponibles et flexibles pour répondre à tout défi ou opportunité imprévus au cours d'une réunion supplémentaire. 

La bonne gouvernance dans une startup est principalement une question d'apprentissage, de maturité croissante et d'amélioration continue. Bien entendu, la gouvernance ne doit jamais être la seule priorité. N'oubliez pas non plus que la gouvernance ne peut pas garantir le succès.  Mais elle peut empêcher la startup de sombrer trop rapidement à cause d'une mauvaise gouvernance. C'est malheureusement encore souvent le cas....  

Créer un plan annuel pour votre Conseil 

Il est conseillé de convenir d'un plan annuel pour les réunions du conseil avec les directeurs. Ce modèle peut vous inspirer ou vous aider à démarrer. (Source: Luc Sterckx, Corporate Governance in Startups) 

Éléments standard pour chaque conseil d'administration 

  • Approbation du rapport de la réunion précédente. 

  • Aperçu des actions en cours (pour info) 

  • Synthèse de la situation financière et du bilan (pour info) 

  • Examen de l'état d'avancement du budget (pour information) 

  • Aperçu des projets en cours (pour information) 

  • Autres questions et questions pratiques 

Première réunion : bilan de l'année écoulée (janvier-février) 

  • Examen de la performance du plan par rapport aux objectifs prédéterminés 

  • Évaluation des résultats financiers 

  • Examen des questions de ressources humaines 

  • Aperçu des sujets à traiter cette année 

Deuxième réunion : Préparation de l'Assemblée générale (mars-avril) 

  • Approbation du rapport annuel du conseil d'administration à l'AG 

  • Examen des états financiers officiels, finalisation du budget et de l'ordre du jour AV 

  • Aperçu des développements stratégiques pour l'année à venir 

  • Aperçu de la gestion des risques avec un accent sur l'assurance 

Vergadering Drie: Voortdurende verbetering en groei (mei-jun) 

  • Aperçu de tous les domaines dans lesquels l'entreprise peut encore s'améliorer (qualité) 

  • Accent mis sur les obligations légales 

  • Analyse des opportunités de croissance 

  • Aperçu de la position sur le marché et des réactions des clients 

  • Analyse de l'approche marketing et commerciale 

Quatrième réunion en été (possibilité de réunion supplémentaire) (juillet-août) 

  • Réflexion sur des sujets qui nécessitent une attention particulière mais qui ne figurent pas à l'ordre du jour d'autres reunions 

Cinquième réunion : Discussion sur le plan et la vision à long terme (septembre-octobre) 

  • Mise à jour de la mission et de la vision (si nécessaire) 

  • Réflexions et ajustements stratégiques 

  • Les besoins d'investissement 

  • L'optimisation de la structure 

  • Aperçu des efforts de développement 

Sixième réunion : Réunion sur le budget (nov-déc) 

  • Exercice budgétaire complet pour l'année suivante 

  • Examen des questions financières et fiscales 

  • Évaluation de ses propres performances