GUBERNA: waar moet een raad van bestuur van een startup écht mee bezig zijn?

Een startup moet met weinig middelen een heleboel zaken geregeld krijgen. Maximale efficiëntie, ook in governance zaken, is bijgevolg een must. Hier vijf praktische tips voor een effectieve Raad van bestuur …

Hoe pak je nu concreet die organisatie van de Raad van bestuur van je start-up aan? Alleszins niet met een te grote kwantiteit aan agendapunten of al te gedetailleerde rapporteringen. Je maakt best een jaarplan met een weloverwogen lijst van agendapunten die een of meerdere keren aan bod moeten komen.

Op elke meeting mag en kan je wel de ad hoc situatie even beoordelen. Maar houd de briefing overzichtelijk. Geef de bestuurders een beknopte boordtabel rond financiën, verkoop, ontwikkeling en operationele zaken. Spreek af en ga er steeds vanuit dat ze de documentatie vooraf al bekeken hebben.
Vermijd dat de Raad van bestuur vooral allerlei semi-operationele dingen ad hoc moet regelen. OK, de omgeving van een startup is onvoorspelbaar en onvoorzienbaar. Maar plaats geen dringende ‘kortetermijnaandachtspuntjes’ op je agenda. Het is echt niet de taak van bestuurders om voortdurend brandjes te blussen. Laat dat over aan het management (tenzij het echt uitzonderlijk erg is…).
De Raad van bestuur moet zich met uitdagingen op de lange termijn bezighouden. Je kan overigens vooral branden vermijden door goed vooruit te denken en ze te voorzien. Besteed over de verschillende vergaderingen heen dus tijd aan zaken als strategie, jaarplan, menselijk kapitaal, marketing, risicobeheer, financiële structuur, kwaliteit, duurzaamheid, investeringen en evaluaties... Laat de bestuurders met correcte informatie verder vooruit kijken op die verschillende beleidsdomeinen.
Een open en dynamische interactie tussen de CEO en de voorzitter in de voorbereiding levert de sleutel voor een goede gestructureerd raadsvergadering. Om tijdverlies te vermijden beslissen zij bijvoorbeeld vooraf welke punten er enkel ter informatie en welke er ter beslissing aan bod komen. Nogmaals: Bij het tijdig vooraf bezorgen van de documentatie geldt de stelregel dat kwaliteit belangrijker is dan kwantiteit.
Voor de meeste startups zouden vier à vijf vergaderingen per jaar moeten volstaan. Bestuurlijke comités zijn zelfs nog niet nodig. Maar uiteraard blijven de bestuurders flexibel beschikbaar om eventueel tijdens een extra vergadering een speciale onvoorziene uitdaging of opportuniteit aan te pakken.

Goede governance in een startup is veelal een kwestie van bijleren, groeien in maturiteit en voortdurend verbeteren. Governance mag natuurlijk nooit de enige prioriteit zijn. En vergeet ook niet dat Governance het succes niet kan garanderen. Maar het kan wel vermijden dat de startup te snel ten onder gaat wegens gebrekkig bestuur. Dat is helaas nog vaak het geval…

Maak een Jaarplan voor je Raad

Het is een goed idee om met de bestuurders een jaarplan voor de raadsvergaderingen overeen te komen. Dit model kan je inspireren of op weg helpen. (Bron: Luc Sterckx, Corporate Governance in Startups)

Standaard items voor elke Raad van Bestuur

Goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering.
Overzicht van de lopende actiepunten (ter info)
Beknopt overzicht van de financiële positie en de balans (ter info)
Voortgangscontrole van het budget (ter info)
Overzicht van lopende projecten (ter info)
Rondvraag en practicalia

Vergadering Eén: Overzicht van het voorbije jaar (jan-feb)

Revisie van de performantie van het plan ten opzichte van de vooropgestelde objectieven
Evaluatie van de financiële resultaten
Review van de HR aangelegenheden
Overzicht van de topics die dit jaar aan bod moeten komen

Vergadering Twee: Voorbereiding van de Algemene Vergadering (mar-apr)

Goedkeuring van het jaarverslag van de Raad van bestuur aan de AV
Controle van de officiële jaarrekeningen, finalisering van het budget en van agenda AV
Overzicht van de strategische ontwikkelingen voor het komend jaar
Overzicht van het risk management met focus op de verzekeringen

Vergadering Drie: Voortdurende verbetering en groei (mei-jun)

Overzicht van alle gebieden waar de het bedrijf zich nog kan verbeteren (kwaliteit)
Focus op de wettelijke verplichtingen
Analyse van groei-opportuniteiten
Overzicht van de marktpositie en de feedback van de klanten
Analyse van de marketing en sales aanpak

Vergadering Vier in de zomer (Eventuele extra meeting) (jul-aug)

Reflectie op topics die aandacht behoeven, maar niet in andere meetings geagendeerd zijn

Vergadering Vijf: Bespreking van het langetermijnplan en de visie (sep-okt)

Actualisering van de missie en de visie (indien nodig)
Strategische reflecties en aanpassingen
De investeringsbehoefte
De optimalisatie van de structuur
Overzicht van de ontwikkelingsinspanningen

Vergadering Zes: Budgetmeeting (nov-dec)

Volledige budgetoefening voor het volgend jaar
Revisie van de financiële en fiscale aangelegenheden
Evaluatie van het eigen functioneren