Dénonciation et Enquêtes Privées

2. Partie I - règles clés des deux régimes

2.1 La loi sur la dénonciation : points clés pour les RH

La loi sur la dénonciation transpose la directive UE 2019/1937 dans le droit belge pour le secteur privé. Elle est entrée en vigueur le 15 février 2023 et s'applique à un large éventail de matières pouvant faire l'objet d'un signalement, notamment les atteintes au droit de l'Union dans des domaines tels que les marchés publics, les services financiers, la lutte contre le blanchiment de capitaux, la sécurité des produits, la protection de l'environnement, la protection des données, la fraude fiscale et la fraude sociale. La Belgique a fait usage de l'option d'étendre le champ d'application au-delà des seules violations du droit de l'Union, en ajoutant la fraude fiscale et sociale à la liste des matières pouvant faire l'objet d'un signalement. En pratique, la fraude sociale est interprétée de manière large par les autorités et englobe les atteintes à la législation sociale.

Qui peut signaler. La loi sur la dénonciation protège une large catégorie de personnes physiques qui obtiennent des informations sur des atteintes dans un contexte professionnel, notamment les travailleurs, les indépendants, les actionnaires, les membres d'un organe de direction (y compris les administrateurs non exécutifs), les bénévoles, les stagiaires, et les personnes travaillant sous la supervision de contractants ou de sous-traitants. La protection s'étend également aux facilitateurs, aux tiers liés, et aux personnes morales détenues par ou liées au lanceur d'alerte.

Trois canaux de signalement. Un lanceur d'alerte peut signaler (i) via le canal de signalement interne de l'employeur, (ii) auprès d'une autorité externe, ou (iii) par voie de divulgation publique. Il est important de noter que le législateur belge a choisi de ne pas imposer une procédure strictement hiérarchisée : un lanceur d'alerte est libre de choisir le canal le plus approprié. Toutefois, la divulgation publique ne confère le statut protecteur au lanceur d'alerte sous la loi sur la dénonciation que dans des circonstances spécifiques — notamment lorsque le signalement interne ou externe n'a pas donné lieu à un suivi approprié dans les délais prescrits, lorsqu'il existe un danger imminent ou manifeste pour l'intérêt public, ou lorsque le signalement externe entraînerait un risque de représailles ou serait inefficace en raison de circonstances particulières, par exemple un risque de dissimulation ou de destruction de preuves ou une collusion entre l'autorité et l'auteur des faits.

Obligation d'établir un canal interne. Les entités du secteur privé comptant 50 travailleurs ou plus doivent mettre en place des canaux de signalement interne et des procédures de suivi, après consultation des partenaires sociaux.

Exigences opérationnelles. Le canal interne doit garantir la confidentialité de l'identité du lanceur d'alerte par sa conception, sa mise en place et sa gestion. Un responsable des signalements doit être désigné. Cette personne doit être indépendante et exempte de conflits d'intérêts. Le responsable des signalements doit accuser réception dans un délai de sept jours et fournir un retour d'information au lanceur d'alerte dans un délai de trois mois suivant cet accusé de réception. Les signalements anonymes doivent être acceptés et suivis par les entités comptant 250 travailleurs ou plus.

Anti-représailles. Toute forme de représailles à l'égard des lanceurs d'alerte et des personnes protégées est interdite. La loi contient un catalogue large et non exhaustif de mesures de représailles interdites, notamment le licenciement, la rétrogradation, le transfert, la réduction de salaire, les évaluations de performance négatives, les mesures disciplinaires, l'intimidation, la mise sur liste noire et l'atteinte à la réputation. Il est important de noter que la charge de la preuve est inversée : dès lors qu'un lanceur d'alerte démontre qu'un signalement a été effectué et qu'une mesure préjudiciable s'en est suivie, une présomption naît selon laquelle cette mesure constitue une représaille. Il appartient alors à l'employeur de prouver que la mesure était dûment justifiée par des motifs étrangers au signalement.

Indemnisation. Pour les travailleurs victimes de représailles, l'indemnisation est fixée entre 18 et 26 semaines de rémunération. Pour les lanceurs d'alerte du secteur financier, un montant fixe de six mois de rémunération brute ou les dommages réels (au choix de la victime) s'applique, ainsi qu'un droit de demander la réintégration.

Protection contre la responsabilité. Les lanceurs d'alerte sont protégés contre toute responsabilité pour avoir divulgué des informations confidentielles, des secrets d'affaires, ou des données protégées par des obligations de confidentialité contractuelles ou légales, pour autant qu'ils avaient des motifs raisonnables de croire que la divulgation était nécessaire pour révéler l'atteinte. La loi relative aux contrats de travail a été modifiée afin de confirmer qu'un signalement ou une divulgation effectués en vertu de la loi sur la dénonciation ne peut constituer une négligence grave, une faute lourde ou une faute ordinaire pour laquelle un travailleur pourrait être tenu responsable.

Sanctions. Le non-respect de l'obligation de mettre en place un canal interne ou d'assurer le suivi des signalements est punissable de sanctions pénales ou d'amendes administratives. Le fait d'entraver un signalement, d'exercer des représailles à l'égard de personnes protégées, d'engager des procédures abusives, ou de violer les obligations de confidentialité est punissable d'emprisonnement et d'amendes.

Registre. L'entreprise doit tenir un registre de tous les signalements reçus, conservé pendant la durée de la relation contractuelle avec l'auteur du signalement.

2.2 La loi relative aux enquêtes privées (PIA) : points clés pour les RH

La PIA est entrée en vigueur le 16 décembre 2024, remplaçant l'ancienne loi de 1991 réglementant la profession de détective privé. Elle réglemente les « activités d'enquête privée », définies de manière large comme la collecte d'informations sur des personnes physiques ou morales ou sur des faits qu'elles ont commis, réalisée par une personne physique pour le compte d'un mandant, dans le but de préserver les intérêts du mandant dans le cadre d'un conflit réel ou potentiel.

Champ d'application étendu. Contrairement à la loi qu'elle remplace, la PIA s'applique non seulement aux agences de détectives externes, mais également aux fonctions d'enquête internes au sein des entreprises — les départements RH, les équipes de conformité et tout autre département qui mène structurellement des enquêtes relèvent en principe de la PIA. Cela représente une extension importante du champ réglementaire.

Exigence d'autorisation. Un service interne d'enquête privée (interne dienst voor private opsporing) doit obtenir une autorisation préalable du ministre de l'Intérieur. L'autorisation est valable 5 ans et renouvelable. Cette exigence est prescrite sous peine de nullité de l'enquête. Les membres du service doivent également obtenir une carte d'identification individuelle et satisfaire à des conditions personnelles, notamment des conditions de nationalité et de résidence, l'absence de condamnations pénales, et des conditions (encore à préciser) de formation et d'expérience professionnelles.

Exception pour les départements RH. Les membres d'un département RH menant une enquête sur un incident concernant un travailleur de leur propre employeur sont exemptés des exigences d'autorisation et de carte d'identification — mais pas des règles substantielles applicables à l'enquête. Le champ d'application de cette exception reste à clarifier ; il est entendu qu'elle couvre les enquêtes ponctuelles sur incident menées par les RH, mais ses limites précises ne sont pas encore fixées.

Règlement interne obligatoire. Tout employeur doit, sous peine de nullité, adopter un règlement interne régissant les enquêtes privées portant sur les travailleurs (après consultation de l'organe de représentation des travailleurs compétent). Le règlement interne doit être adopté au plus tard le 16 décembre 2026.

Domaines d'enquête interdits. La PIA contient une liste considérablement élargie de domaines d'enquête interdits — des sujets qui ne peuvent pas être investigués et sur lesquels aucune donnée ne peut être traitée. Il s'agit notamment des opinions politiques, des convictions religieuses ou philosophiques, de l'affiliation syndicale, des données génétiques ou biométriques, du comportement sexuel, et des données de santé. Toute violation est sanctionnée par la nullité. Les enquêtes relatives aux conflits sociaux (conflits du travail impliquant les partenaires sociaux) sont également interdites.

Garanties relatives aux entretiens. Les entretiens — la technique d'enquête la plus courante — sont désormais soumis à des exigences procédurales strictes, calquées sur les garanties applicables aux interrogatoires de police. La personne interrogée doit donner son consentement écrit, doit notamment être informée de l'objet de l'entretien et de l'usage qui sera fait de sa déclaration, doit être informée qu'elle n'est pas obligée de répondre aux questions, peut être assistée par une personne de son choix, peut mettre fin à l'entretien à tout moment, et a le droit de relire et de corriger le procès-verbal écrit. L'enquêteur doit s'abstenir de toute question, suggestion, menace ou autre comportement susceptible de donner l'impression que la personne interrogée ne peut pas répondre librement.

Rapport d'enquête et droits des personnes concernées. Dans le mois suivant le dernier acte d'enquête, un rapport d'enquête écrit doit être remis au mandant. Le mandant doit alors, lorsqu'il décide de donner suite au rapport, informer toutes les personnes concernées dont les données personnelles sont traitées dans le rapport. Avant que le mandant ne puisse agir sur la base du rapport (par exemple, procéder à un licenciement), les personnes concernées doivent avoir eu la possibilité d'exercer leurs droits d'accès, de rectification et d'effacement. Cela crée un défi pratique important pour les employeurs envisageant un licenciement pour motif grave (dringende reden/motif grave), qui doit, en droit belge, être notifié dans un délai de trois jours ouvrables à compter du moment où l'employeur a eu connaissance suffisante des faits pertinents. Les employeurs doivent donc soigneusement séquencer la notification aux personnes concernées et la procédure de licenciement afin d'éviter des conséquences préjudiciables. Une option pour atténuer cette tension consiste à informer la personne interrogée de ses droits dès l'entretien lui-même.

Signalement obligatoire au ministère public. Lorsque l'enquête révèle des faits qui constituent ou sont susceptibles de constituer des crimes ou des délits, l'enquêteur ou son représentant (c'est-à-dire la personne qui accepte la mission d'enquête) doit immédiatement et par écrit en informer le ministère public. Cette obligation ne s'applique que lorsque les faits sont suffisamment clairs et ne reposent pas sur de vagues rumeurs. Le ministère public et le juge d'instruction peuvent ordonner la suspension, voire la cessation, de l'enquête interne et exiger la communication de documents du dossier d'enquête. Cette obligation de signalement n'est pas assortie d'une sanction expresse de nullité, mais elle soulève des questions importantes quant à l'équilibre avec le droit de l'entreprise de ne pas s'auto-incriminer — une tension non résolue qui appelle un examen attentif au cas par cas.

Sanctions de nullité. Environ dix dispositions de la PIA sont prescrites sous peine de nullité, ce qui signifie qu'une violation rend les constatations de l'enquête nulles et inutilisables comme preuve. Cela comprend notamment l'exigence d'autorisation, l'investigation de domaines interdits, l'absence de règlement interne, l'utilisation de méthodes réservées aux forces de l'ordre, l'observation dans des lieux privés, et l'utilisation d'informations obtenues illégalement.

Conséquences en matière de preuve. La PIA est qualifiée de loi d'ordre public, ce qui signifie que les tribunaux doivent appliquer ses dispositions d'office. Pour les dispositions qui ne sont pas expressément prescrites sous peine de nullité, le tribunal conserve un pouvoir d'appréciation souverain quant à la valeur probante à accorder aux constatations de l'enquête — mais le caractère d'ordre public crée une incertitude quant à savoir si la doctrine bien connue dite « Antigoon » (qui permet aux tribunaux d'admettre des preuves obtenues illégalement sous certaines conditions) peut encore être appliquée.

Exceptions clés. Deux exceptions au champ d'application de la PIA méritent une attention particulière. Premièrement, les enquêtes menées pour se conformer à des obligations légales sont exclues du champ d'application de la PIA. La manière dont cette exception doit être interprétée n'est pas entièrement claire. Par exemple, le suivi (y compris les enquêtes) dans le cadre de signalements de dénonciation pourrait, selon certains, relever de cette exclusion du champ d'application de la PIA. La doctrine juridique belge est toutefois divisée à cet égard, des arguments existant tant en faveur d'une interprétation large que d'une interprétation plus restrictive. Deuxièmement, les activités professionnelles des conseils externes (avocats) ne constituent pas des activités d'enquête privée.

3. Partie II - tendances observées dans la pratique RH

Augmentation de l'activité de dénonciation. Les règles belges en matière de dénonciation ont entraîné une augmentation notable de la prise de parole. La combinaison d'une protection solide contre les représailles, du renversement de la charge de la preuve, et de la disponibilité de canaux de signalement externes et publics a encouragé les travailleurs à signaler des préoccupations — y compris sur des sujets tels que le harcèlement au travail, le leadership toxique et des questions plus larges de culture d'entreprise qui relèvent ou non strictement du champ d'application matériel de la loi sur la dénonciation.

Canaux de signalement élargis au-delà des exigences légales. De nombreuses entreprises ont volontairement élargi leurs canaux de dénonciation pour couvrir des comportements allant au-delà du champ d'application matériel strict de la loi sur la dénonciation — comme les violations du code de conduite et les incidents de sécurité. Bien que cela témoigne d'une bonne gouvernance, cela crée une complexité : les enquêtes déclenchées par de tels signalements plus larges sont plus susceptibles de relever du champ d'application de la PIA, car elles ne peuvent pas facilement être qualifiées d'activités menées « en exécution d'une obligation légale » au sens de la loi sur la dénonciation. Comme indiqué ci-dessus, l'exception relative aux obligations légales prévue par la PIA n'est pas entièrement claire quant à ses limites précises, et sa disponibilité doit, en pratique, être évaluée au cas par cas.

La PIA comme arme contentieuse. Les entreprises sont déjà confrontées à des affaires — en particulier des licenciements pour motif grave — dans lesquelles des travailleurs contestent la valeur probante des enquêtes internes au motif que les exigences de la PIA n'ont pas été respectées. La sanction de nullité signifie qu'un employeur peut disposer de preuves convaincantes d'un manquement, mais être incapable de les utiliser devant un tribunal en raison de vices de procédure dans la manière dont les preuves ont été recueillies. Cela représente un changement important dans la dynamique du contentieux du travail.

Enquêtes sur le comportement au travail. Les enquêtes portant sur le harcèlement, l'intimidation et le leadership toxique se sont considérablement développées. Toutefois, l'interdiction par la PIA d'enquêter sur le « comportement sexuel » et les « données de santé » crée une incertitude quant à la possibilité d'enquêter sur des allégations comportant des éléments de harcèlement sexuel ou d'impact sur la santé mentale. De même, l'exigence de consentement pour les entretiens signifie que, lorsqu'une personne refuse de coopérer, l'enquête peut être bloquée — bien que les employeurs conservent le droit général de donner des instructions aux travailleurs et que les travailleurs aient un devoir de coopération dans la production de preuves, dont le non-respect peut, dans des circonstances appropriées, justifier en soi une mesure disciplinaire.

4. Partie III - pourquoi il s'agit d'une question relevant du conseil d'administration

Pour les administrateurs d'entreprises (cotées), l'effet combiné de la loi sur la dénonciation et de la PIA crée plusieurs impératifs de gouvernance qui dépassent la pure gestion RH. Ces impératifs se comprennent le mieux, à titre d'illustration, à travers certains des risques concrets qu'ils présentent : les points de bascule réputationnels, l'interface avec les autorités judiciaires, la fragmentation transfrontalière de la gouvernance, et l'exposition potentielle en matière de responsabilité.

4.1 Points de bascule réputationnels

En vertu de la loi sur la dénonciation, un lanceur d'alerte est toujours libre de procéder à une divulgation publique. La divulgation publique confère le statut protecteur complet dans des circonstances spécifiques (voir ci-dessus). Pour une entreprise (cotée), cela crée une voie directe entre les processus RH internes et une information publique, potentiellement sensible pour le marché.

Le conseil d'administration donne le ton en matière de stratégie, d'appétence au risque et de culture d'entreprise. Une défaillance du canal interne de dénonciation — qu'elle soit due à des ressources insuffisantes, à un suivi lent, ou à un manque de confiance — peut dégénérer en crise réputationnelle. Le conseil d'administration n'a pas besoin de gérer lui-même ces canaux, mais il doit s'assurer que la direction les maîtrise.

D'après notre expérience, nous constatons que les conseils d'administration reçoivent un rapport périodique sur les indicateurs clés de dénonciation — tels que le volume des signalements, les délais de traitement, les taux de clôture, et la nature des constatations fondées — afin de pouvoir exercer leur rôle de surveillance sans être entraînés dans les détails opérationnels.

Au-delà des processus formels, la crédibilité des canaux de dénonciation dépend de l'absence démontrée de représailles. Le conseil d'administration donne le ton au sommet, mais s'appuie sur la direction pour le mettre en œuvre. La direction doit veiller à ce que les décisions RH affectant les lanceurs d'alerte soient exceptionnellement bien documentées, et le conseil d'administration doit être en mesure de le vérifier en cas de besoin.

Le principe de gouvernance sous-jacent est clair : déléguer, et faire confiance à la direction pour exécuter — mais assurer un suivi. Les administrateurs ne sont pas censés diriger la gestion quotidienne des canaux de dénonciation. Ils doivent toutefois s'assurer périodiquement que ce qui a été délégué est correctement exécuté.

4.2 Interface avec les autorités judiciaires

L'obligation de signalement obligatoire au ministère public prévue par la PIA signifie qu'une enquête interne, dès qu'elle révèle des indices de comportement criminel, peut déclencher une procédure pénale parallèle sur laquelle l'entreprise n'a aucun contrôle. Comme indiqué, le ministère public peut suspendre, voire reprendre, l'enquête interne et exiger la communication du dossier d'enquête.

Pour une entreprise (cotée), cela crée des scénarios qui nécessitent des stratégies de communication préétablies. La direction doit préparer ces stratégies ; le conseil d'administration doit être informé et consulté lorsque cela est approprié, sans nécessairement diriger le processus.

En pratique, nous constatons que les conseils d'administration approuvent le cadre de contrôle interne et de gestion des risques. Il n'est pas attendu d'eux qu'ils en conçoivent les détails opérationnels. Appliqué au contexte de la PIA, cela signifie que la direction doit préparer des scénarios de contingence pour les situations où une enquête interne déclenche une obligation de signalement — y compris qui communique avec les autorités, et comment l'information est gérée en interne et en externe. Le conseil d'administration doit s'assurer qu'une telle planification a été réalisée.

4.3 Fragmentation transfrontalière de la gouvernance

Les entreprises ayant des activités internationales sont confrontées au défi de maintenir un cadre d'enquête mondial cohérent tout en se conformant aux exigences locales strictes de la Belgique. Le régime d'autorisation limité à l'EEE prévu par la PIA — sous réserve de certaines exceptions limitées, notamment pour les ressortissants/résidents britanniques — contraint en pratique les entreprises à localiser leur capacité d'enquête. Cela peut entrer en conflit avec la gouvernance et les lignes hiérarchiques au niveau du groupe.

Les implications sont directes pour les fonctions de conformité qui opèrent traditionnellement sur une base consolidée. La direction est responsable de la mise en place de l'infrastructure nécessaire : un service interne d'enquête privée autorisé (ou un recours approprié à l'exemption RH pour les enquêtes ponctuelles sur incident), des règlements internes adoptés dans le délai légal du 16 décembre 2026, des enquêteurs formés répondant aux conditions personnelles requises, des protocoles d'entretien documentés, et une procédure claire pour les échanges avec le ministère public lorsque nécessaire. Le conseil d'administration doit s'assurer du suivi de la mise en place de cette infrastructure, sans devoir en gérer la conception ou le fonctionnement quotidien.

4.4 Exposition potentielle en matière de responsabilité

Selon ce qui est révélé au cours d'une enquête et la manière dont l'affaire est ensuite traitée, l'entreprise, la direction générale, ou les administrateurs peuvent potentiellement voir leur responsabilité engagée. La nature et la gravité de l'exposition potentielle varieront selon les circonstances, notamment le caractère structurel des problèmes mis en évidence et/ou l'implication personnelle de la personne concernée dans le contexte du manquement.

Des dispositifs de gouvernance appropriés sont donc essentiels. Pour les administrateurs, veiller à la mise en place de mécanismes de surveillance adéquats, de procédures d'escalade claires, et d'une prise de décision bien documentée demeure le moyen le plus efficace de démontrer qu'ils ont rempli leur rôle de surveillance.

4.5 Conclusion

La loi sur la dénonciation et la loi relative aux enquêtes privées représentent ensemble un changement de paradigme dans la manière dont les entreprises belges doivent traiter les manquements sur le lieu de travail. Le paysage juridique se caractérise par des ambitions larges, des exigences procédurales détaillées, des sanctions sévères, et une incertitude résiduelle qui ne sera résolue que par la jurisprudence et/ou une intervention législative ultérieure.

Pour les conseils d'administration des entreprises (cotées), le principal enseignement est le suivant : la dénonciation et les enquêtes internes ne sont plus de simples questions opérationnelles pouvant être entièrement déléguées aux RH ou à la conformité. Il s'agit de sujets de gouvernance ayant des implications directes sur l'exposition juridique, l'intégrité probatoire, le risque réglementaire, les enquêtes pénales potentielles et la réputation de l'entreprise. La qualité de la gouvernance devrait de plus en plus se mesurer à la manière dont les signaux sont reçus, à la rigueur avec laquelle les enquêtes sont menées, et à la transparence avec laquelle la responsabilité est démontrée.

Notre recommandation aux conseils d'administration est de veiller à ce que des procédures claires, des lignes hiérarchiques et des mécanismes de surveillance soient en place avant que d'éventuels problèmes ne nécessitent une gestion active.