Toolbox and GUBERNA - partners in the non-profit sector

Om meer aandacht te kunnen schenken aan vzw's die hun goed bestuur verder willen ontwikkelen of versterken heeft GUBERNA een samenwerkingsverband opgestart met ToolBox asbl-vzw.

Ter gelegenheid hiervan ontmoeten we hun voorzitter Hilde Helsen (H.H.) en hun directeur Hilde Helsen (H.H.). In een tweetalig interview spraken we over hun achtergrond, de ervaring van ToolBox tijdens deze crisis en ons nieuwe samenwerkingsverband.

Bonjour, Hilde et Cécile. Merci d’avoir pris le temps de répondre à nos questions.

Tout d’abord, pouvez-vous vous présenter brièvement?

Kunnen jullie uitleggen "wie" ToolBox is en wat het project erachter is?

C.V.: ToolBox est une communauté de près de 200 experts pro bono issus d'horizons professionnels très variés et qui accompagnent aujourd’hui plus de 100 petites et moyennes organisations à visée sociétale sur l’ensemble du territoire belge.

Nous intervenons sur 5 types de questions clés pour les asbl : gouvernance, mission-vision-valeurs, efficacité opérationnelle, diversification des sources de financement et coaching individuel et collectif. Nous avons récemment mis en place le programme Reboot permettant aux directeur⋅rices d’asbl de se retrouver entre pair et d’échanger sur leur vécu de la crise #covid et de partager leurs priorités dans les 18 prochains mois.

Chez ToolBox, nous sommes convaincus que cette collaboration enrichit toutes les parties, tant sur le plan professionnel que personnel, et contribue à un plus grand impact pour les organisations sociétales.

La crise du Covid-19 a affecté toutes les organisations. Comment avez-vous vécu cette période en tant qu’organisation, mais aussi en tant qu’ASBL active dans le secteur associatif.

C.V.: Concernant ToolBox, à partir de la mi-mars, nous avons mis en place un plan d'urgence COVID pour ToolBox, consistant à :

1. Mettre en place une réunion mensuelle virtuelle spécifique entre la direction et le conseil d'administration de l’asbl afin de suivre de près l’impact financier et opérationnel de cette crise sur l’asbl, de définir un « worst case scenario » et de prendre des mesures adéquates pour minimiser les risques identifiés
2. Contacter tous les membres de notre ASBL pour s’assurer que les équipes étaient ok, d’identifier avec eux de nouveaux besoins générés par la crise et les accompagner

Concernant le secteur associatif, nous sommes convaincus que cette crise ne fera qu’exacerber les inégalités sociales tout en fragilisant davantage les organisations qui les combattent. Nous avons eu l’occasion de recevoir (virtuellement) nombreuses d’entre elles pendant le confinement et de prendre le temps de les écouter.

Alors que cette crise vient confirmer leur raison d’être, elle met néanmoins en lumière leurs dysfonctionnements organisationnels, souvent préexistants à cette crise, tout en créant une fenêtre d’opportunité inédite pour se réinventer et imaginer de nouvelles formes et/ou cibles d’intervention.

Parmi les champs d’interventions pour lesquels nous sommes de plus en plus sollicités figurent les thèmes de la digitalisation, de la diversification des sources de financement, de la gouvernance et aussi du coaching de direction et d’équipe.

Nous avons aussi pu constater, particulièrement dans le secteur social, la grande solitude des directeur⋅rices d’asbl. Nous leur avons dédié le programme REBOOT, que nous avons lancé début juin. Ce sont des groupes de 6 à 8 directeur⋅rices/coordinateur⋅rices qui se réunissent entre pairs pendant 3 sessions interactives de 2h sur une période de 6 semaines.  

Parce que cette crise est une opportunité d’en apprendre plus sur soi et sur les autres, parce qu’elle représente une occasion unique pour faire évoluer nos organisations, parce qu’elle confirme la nécessité de construire ensemble un nouveau futur, nous proposons un espace de réflexion et de de co-construction entre pairs, au-delà des frontières sectorielles, bien souvent limitantes à une certaine créativité. Ce sont ainsi près de 50 asbls qui ont rejoint ce programme.

Bovendien heeft deze crisis u ertoe geleid uw algemene vergadering in digitale vorm in te richten. Hoe hebben jullie dit ervaren?

C.V.: Au regard des circonstances exceptionnelles, et conformément aux prérogatives temporaires accordées par l’arrêté royal n°4 du 9 avril 2020, le Conseil d’Administration de ToolBox s’est réuni virtuellement et a choisi d’organiser son Assemblée Générale virtuellement. Nous avons aussi opté pour une solution de vote par procuration et de désignation d’un mandataire unique, l’un de nos membres bénévoles, spécialiste sur la question de la gouvernance, Philip Verhaeghe. 

La tenue de l’Assemblée Générale a ainsi fait l’objet d’un processus en 3 phases :

• Phase 1 - Information et interpellation : nous avons envoyé à tous nos membres effectifs ainsi qu’à nos partenaires l’ensemble des éléments d’information leur permettant un vote éclairé. Ceux-ci avaient ensuite une semaine pour interpeller le Conseil d’Administration de ToolBox, qui s’est engagé à répondre à l’ensemble des questions posées.
• Phase 2 - Vote par procuration : chaque membre a ensuite reçu un document « questions-réponses » reprenant l’ensemble des éléments soulevés en phase 1 ainsi qu’un bulletin de vote à retourner par voie électronique.
• Phase 3 - Tenue virtuelle de l’Assemblée Générale et retransmission sur notre chaîne U-Tube

H.H.: Het werd weerom een voorbeeld van een co-creatie.

Toen het ons duidelijk werd dat een fysieke meeting niet snel zou plaats vinden, bekeken we alvast tijdens één onze eerste extra COVID-19 Raden van Bestuur (die ook al online verliepen, tot tevredenheid van alle deelnemers): wat als we de Algemene Vergadering ( AV) nu ook eens online lieten doorgaan? Het was dan wachten op het KB van 4 april 2020 om ook het wettelijke kader te hebben. We opteerden voor de versie zoals hierboven beschreven.

ToolBox AV is ook telkens een moment van intense ontmoeting met alle ToolBox betrokkenen. We maken er ook altijd een feest van, een Community gebeuren. We beslisten dadelijk dat we dit niet zouden trachten te imiteren in de onlinewereld. Dus een feest, dat hebben we nog te goed.

We hadden zeer snel het idee om kleine video’s te maken zodat het materiaal dat we vooraf stuurden naar onze leden levendig zou worden. Dat werd enorm gewaardeerd.

De kleine video’s kan je nog steeds terugvinden op ToolBox YouTube kanaal: ikzelf die als Voorzitter het overzicht gaf van 2019 en de plannen toelichtte voor 2020/2021 met speciale aandacht voor de COVID-19 impact,  Eric Vankeerberghen die als schatbewaarder de cijfers toelichtte. We kregen van vele leden te horen dat ze de cijfers nog nooit zo goed begrepen hadden. Onze kandidaat nieuwe bestuursleden stelden zichzelf voor, telkens in een korte video. We kregen als reactie: nu is het of we ze al een beetje kennen.

We kregen een aantal vragen van onze leden, die we schriftelijk beantwoordden en als Voorzitter belde ik elke vraagsteller even kort op ter opvolging. Dit kleine gebaar werd erg gewaardeerd.  

De AV zelf werd een dynamisch gebeuren, onze Community Manager Cathérine deed een pracht job om iedereen ‘bij de les‘ te houden en de timing te respecteren. Eén van onze ToolBox-ers, expert in Visual Thinking, werkte op de achtergrond en aan het einde reflecteerde zijn tekening ons samenwerken. Een cadeautje voor elke deelnemer en een beeldverslag van onze allereerste online AV.

Ja, ik schrijf allereerste daar ik met plezier die van 2020 ook op deze manier laat verlopen. Het online gebeuren verplicht je van naar de essentie te gaan, enorme aandacht te hebben zodat één ieder kan vragen stellen, suggesties geven, en nodigt je uit heel goed na te denken dit te brengen op een dynamische manier.

Conclusie: geslaagd! Voor herhaling vatbaar

ToolBox et GUBERNA sont désormais des partenaires. Quelle était votre motivation ? Et qu’est-ce que cela signifie pour votre organisation ?

Nos deux organisations entretiennent des liens depuis des années. Nos activités sont complémentaires et beaucoup de nos bénévoles sont également membres de GUBERNA. Après tout, nos deux organisations ont un objectif assez lié : améliorer la gestion des ASBL pour ToolBox, et améliorer la gouvernance des organisations (dont les ASBL) pour GUBERNA.

C’est donc une suite logique que d’établir un partenariat entre nos deux organisations. Cela va permettre de travailler de façon plus systématique ensemble, d’observer les synergies possibles entre nos activités parallèles et d’établir de nouveaux projets, dès la rentrée.

Plus que jamais, la crise a démontré toute l’importance d’une bonne gestion et d’une bonne gouvernance pour la pérennité des ASBL. Nous espérons donc que ce partenariat contribue à la réalisation de nos missions respectives.