Een efficiënte en veilige digitale raad van bestuur

Uit onze resilience survey bij leden is gebleken dat meer dan 80% van de raden van bestuur digitaal gehouden werden tijdens de Covid-19 crisis. Hoewel onze leden niet geloven dat de toekomst enkel nog uit digitale vergaderingen zal bestaan, zien ze wel een duidelijke toekomst voor vergaderen op afstand, ook na Covid-19. Het niet hoeven trotseren van onze vermaarde Belgische files waardoor vergaderingen frequenter en meer ad hoc kunnen ingepland worden, speelt duidelijk in het voordeel van de digitale raad. Technische haperingen, het moeilijker lezen van emoties en lichaamstaal en het feit dat de letterlijke afstand tussen de raad en de organisatie zich soms ook lijkt te weerspiegelen in een verminderde voeling met de interne keuken, doet vele bestuurders dan weer reikhalzend uitkijken naar de fysieke vergadertafel. De toekomst zal dus vooral, zoals één van onze leden het zo treffend schetst, een “EN EN verhaal” worden waarin digitale raden complementair zijn aan de fysieke variant.  

Meer dan 80% van de raden van bestuur werden dus digitaal georganiseerd. Net als alle andere niveaus van de organisatie, hebben bestuurders zich in de eerste weken van de lockdown dus zeer agile moeten opstellen op digitaal vlak. Sommigen hadden reeds uitgebreide ervaring met digitale raadvergaderingen, voor vele anderen vormde dit een iets grotere uitdaging. In ieder geval is iedereen de afgelopen maanden geëvolueerd in zijn of haar digitale skills. Nu de eerste hectische fases van de covid-19 crisis achter ons liggen en we meer vertrouwd zijn geraakt met de ins en outs van digitale communicatie, is het tijd om een evaluatie te maken van de voorbije periode en op zoek te gaan naar structurele lange termijn oplossingen/structuren voor het houden van een digitale raad. Welke punten zijn vatbaar voor verbetering? De frequentie, het tijdstip van de vergaderingen, de stiptheid van de bestuurders? Misschien moet de agenda wat meer gestructureerd worden of moet er een vaste routine ingebouwd worden bij het voorkomen van technische storingen? 

De meeste vragen omtrent de organisatie van een digitale vergadering die wij van onze leden ontvangen hebben, richtten zich echter op de keuze van een tool voor de digitale raadsvergadering. Hoewel Zoom, Skype, Microsoft Teams, … gebruiksvriendelijke tools zijn, voelen veel bestuurders intuïtief aan dat het gebruik van deze tools voor zowel een digitale drink met vrienden en familie enerzijds en een formele raadvergadering anderzijds, moeilijk te verzoenen valt. Ook de vele berichten over ongewenste deelnemers aan belangrijke meetings, hebben vele wenkbrauwen doen fronsen: dan toch maar volledig terug overschakelen op fysieke meetings? Niet alleen is dat in veel gevallen vandaag de dag nog niet mogelijk, het zou ook jammer zijn om niet langer gebruik te maken van de vele voordelen van digitale meetings. 

Gelukkig zijn er veel zogenaamde “board portals” op de markt die, zoals de naam reeds aangeeft, specifiek gericht zijn op raden van bestuur. Deze bieden niet enkel een oplossing op het vlak van de eigenlijke raadsvergadering maar ook voor alles wat erbij komt kijken. Denk bijvoorbeeld aan de agenda, notulen, verslagen, die meestal gedeeld worden via e-mailverkeer of in geprinte vorm. Vaak circuleren er talrijke versies van hetzelfde document die bovendien dan nog eens ofwel verloren raken in de mailbox ofwel in de zoveelste map belanden. Efficiënt kan je dit moeilijk noemen. Een board portal vormt een beveiligde omgeving waarin u als bestuurder alle documenten en informatie die noodzakelijk zijn kan raadplegen op één plek. Onze eigen raad van bestuur gebruikt bijvoorbeeld het board portal “iBabs”. Hiermee kunnen onze bestuurders niet enkel documenten raadplegen maar ook opmerkingen toevoegen, stemmingen houden en registreren…  

Een board platform als iBabs kan dus zowel van pas komen voor digitale meetings als voor fysieke meetings. Het aligneert als het ware de werkwijzen van beide soorten meetings en bewaart het overzicht voor u. Nu we evolueren naar een gezonde mix tussen digitaal en fysiek, is dat immers niet altijd even eenvoudig. Zoals reeds aangegeven zijn er een aantal board portals op de markt. Vanuit GUBERNA raden we u echter graag iBabs aan, omdat we zelf vertrouwd zijn en vertrouwen op het gebruiksgemak en de beveiliging van dit platform. Bovendien is iBabs wat betreft pricing een realistische en tegelijkertijd degelijke oplossing in een (kleinere) kmo en social profit context.  

Voor welke tool u ook kiest voor uw raadvergadering, neem als raad de tijd om de voor- en nadelen van deze tool af te wegen. Ga daarbij niet licht om met het aspect van veiligheid en bekijk dit ook binnen een bredere strategie rond digitalisering en cybersecurity op alle niveaus van uw organisatie. Een gebrek aan cybersecurity is immers wel degelijk een reëel en ernstig strategisch risico. Ook een kleine kmo bent kan het slachtoffer worden van een cyberaanval die niet alleen uw hele organisatie stillegt en handen vol geld kost maar ook uw reputatie sterk kan schaden.  Daarenboven heeft covid-19 ons één zeer belangrijke les geleerd, met name om zo goed mogelijk voorbereid te zijn op onverwachte situaties.  Een mogelijke tweede golf of lokale opflakkeringen vallen zeker niet uit te sluiten. Daarnaast is ook een toekomst zonder covid-19 helaas geen pad zonder obstakels. Er zullen nog grote crisissen volgen, van allerlei aard, en ook daar is het niet ondenkbaar dat een sterke digitale voorsprong het verschil kan maken tussen “vallen en weer opstaan” en de boeken sluiten.