Meer dan de som van sterke bestuurders

De stem die onuitgesproken blijft

Guberna heeft daar een naam voor: de unheard voice, de ruimte voor het ongezegde. Bestuursleden spreken zich niet altijd uit. Vaak speelt iets anders dan onwil: een onbewust gevoel van ‘hier heb ik te weinig verstand van om mee te spreken’, het gevoel dat je je afgebakende rol verlaat zodra je je uitspreekt over iets buiten je eigen expertise. Iemand voelt dat de organisatie afdrijft van haar missie, dat een risico onderschat wordt, dat een beslissing te snel gaat. En zegt het niet. Of zegt het op het verkeerde moment, op de verkeerde manier, en het komt niet aan.

Hier wil ik een stap verder gaan dan het klassieke verhaal. Het probleem is zelden een gebrek aan kennis of kunde. Dat trainen Guberna en andere instituten met verve. Het probleem is dat de mensen rond de tafel elkaar te weinig kennen om te voelen wanneer ze hun stem moeten verheffen, en hoe ze dat doen zodat het landt.

De kilometers die een bestuur niet samen maakt

Communicatiewetenschapper Jeffrey Hall onderzocht hoeveel tijd mensen nodig hebben om van kennissen vertrouwelingen te worden. Het antwoord: ruim tweehonderd uur samen. Tel nu de uren waarop een gemiddeld bestuur elkaar echt ontmoet. Een handvol vergaderingen per jaar, binnen een smal kader: de agenda, de functie, het dossier dat opgelost moet worden. Dat zijn niet de kilometers die vertrouwen maken. Een bestuur kent elkaars cijfers en mandaten, en kent elkaar tegelijk nauwelijks.

Wat in die leegte groeit, heeft Guberna mooi in kaart gebracht in de reeks van company secretary Kristof Macours. Hij noemt ze derailers. De dominante stem die de ruimte inneemt. De voorzitter die de discussie niet leidt. Wie conflict zoekt, en wie conflict mijdt. Verborgen agenda’s. Cliques en polarisatie. Volgzaamheid die kritisch denken stillegt. Stuk voor stuk ontsporingen die zelden hard binnenkomen. Ze sluipen binnen, geleidelijk, wat Macours treffend omschrijft als death by a thousand cuts, kleine wonden die zich opstapelen tot het breekt.

Daartegenover staat iets wat je niet afdwingt met een reglement: psychologische veiligheid. Het klimaat waarin mensen het ongezegde durven benoemen, het oneens durven zijn, en daar samen iets uit leren. Dat klimaat groeit in gedeelde tijd, en je plukt er de vruchten van aan de vergadertafel. Het groeit sneller wanneer die gedeelde tijd ergens anders ligt dan waar mensen altijd al zitten.

Een andere plek maakt andere gesprekken mogelijk

Daarvoor heb je een plek nodig die het dagelijkse werk loslaat en tegelijk relevant blijft. Een plek die ruimte maakt voor productief discomfort, zodat de waterlijn zakt en het onbespreekbare bespreekbaar wordt. Een plek waar mensen niet alleen met hun hoofd zijn, maar ook met hun lijf. Een lijf liegt niet. Het spreekt de waarheid over wat mensen nodig hebben en belangrijk vinden, ook in een bestuur.

Bij Outward Bound kiezen we resoluut voor the Great Outdoors. De natuur kent geen vergaderstructuur, geen hiërarchie, geen agenda. Ze vraagt aanwezigheid, samenwerking en echte keuzes. Wat daar gebeurt, kruipt onder de huid en blijft hangen, lang nadat de flipcharts zijn opgerold. Het is een setting die samenwerking en leiderschap versneld zichtbaar maakt, met iets op het spel.

Interessant genoeg wijst Guberna zelf in dezelfde richting. Macours benoemt het jaarlijkse moment weg van de vergaderzaal als vast en waardevol onderdeel van een goed bestuursjaar. Het moment waarop bestuurders elkaar echt leren kennen, waarop je uitzoomt en ruimte laat voor het gesprek dat anders niet gevoerd wordt. Schermvergaderingen, schrijft hij, bouwen weinig echt vertrouwen op. Bij ons is dat moment weg van de vergaderzaal de investering die de vergadertafel scherper maakt.

Wat we zelf zagen gebeuren

Dit is geen theorie voor ons. We begeleiden al jaar en dag teams, leidinggevenden en besturen op het moment dat het ertoe doet: buiten, met iets op het spel. Ook ons eigen bestuur deed zo’n sessie. Sindsdien benoemen we het ongezegde sneller, voeren we de moeilijke gesprekken constructiever, en letten we beter op het verschil tussen wat we bedoelen en hoe het bij de ander aankomt. Dat verschil, tussen intentie en ontvangst, is waar veel bestuurswerk wint of verliest.

Een bestuur is pas sterk wanneer de mensen die het dragen, elkaar genoeg kennen om te zeggen wat telt, op het moment dat het telt. Dat vraagt meer dan een goede agenda en de juiste competenties. Het vraagt uren samen, echte uren, buiten de gekende kaders. Schat de mensen die jouw bestuur dragen daarvoor naar waarde. Geef hun stem ruimte, vroeg genoeg.

Wil jij dit ook aanpakken met jouw bestuur?

Guberna en Outward Bound brachten hun krachten samen: het scherpe kenniskader en de doorleefde praktijk in een programma. Concreet zijn dat de (On)board dagen, een open programma voor de social profit, de non-profit en impactorganisaties. Guberna, de Belgische referentie voor goed bestuur. Outward Bound, dat volgend jaar vijftig jaar bouwt aan leiderschap en samenwerking in thriving teams.

Heb je net een nieuwe voorzitter? Kwamen er drie nieuwe bestuursleden bij? Staat er een fusie aan te komen? Dat zijn precies de momenten waarop een bestuur zichzelf opnieuw kan uitvinden.

Ontdek de (On)board dagen en schrijf je in.