Heeft de KMO’er tijd om over de toekomst na te denken?

Organisation type

Datum

2024

Tijd is geld, en binnen de KMO is tijd misschien nog dat tikkeltje meer waard dan elders. Als KMO manager/-eigenaar is het namelijk niet ongewoon om regelmatig overdonderd te worden door een toevloed aan te nemen beslissingen. Deze beslissingen kan men grosso modo opdelen in operationele beslissingen (korte termijn) en strategische beslissingen (lange termijn). Een gevolg van de drukte binnen jouw KMO is dat de operationele beslissingen (korte termijn) voorrang krijgen en dat de strategische beslissingen (lange termijn) wat naar de achtergrond verdwijnen. Want, stel je zelf eens de vragen: Kan jij wel voldoende tijd vrijmaken om een mooi overzicht te krijgen van jouw bedrijf? Sta jij wel voldoende stil bij de toekomstige evoluties? Welke uitdagingen kruisen het pad van jouw bedrijf de komende jaren? Heb je een klankbord om van gedachten te wisselen over de toekomst of rust alles op jouw schouders? De kans is zeer groot dat je enkele verbeterpunten ziet wanneer je deze vragen beantwoordt.

Aangezien een heldere kijk op de lange termijn van jouw bedrijf belangrijk is voor zowel het overleven als het bloeien en groeien van jouw bedrijf, probeert dit artikel dieper op dit onderwerp in te gaan. Dit zal het doen door eerst de toegevoegde waarde van een lange termijn blik te schetsen, door de verschillen tussen operationele en strategische beslissingen met elkaar te vergelijken. Vervolgens gaan we dieper in op hoe jij die lange termijn blik -ondanks de zeer beperkte tijd die je als KMO-eigenaar of manager hebt- op de meest optimale en efficiënte manier kan incorporeren in jouw bedrijf met behulp van een raad van bestuur of Raad van Advies.

Operationele beslissingen

Als je kijkt naar het operationele deel van de bedrijfsvoering, zie je dat dit alles is wat met het alledaags beheer van het bedrijf te maken heeft. Van de aankoop van goederen en diensten tot het aanwerven van arbeiders of bedienden. Zolang de beslissing maar betrekking heeft op de korte termijn (doorgaans minder dan één jaar) is de beslissing operationeel. Zonder het nemen van de operationele beslissingen zou een bedrijf onmiddellijk vastlopen en zouden er grote problemen ontstaan. Bij KMO’s zien we dat een veelheid aan operationele beslissingen -en soms zelfs nog taken- vaak door de eigenaar(s) of een klein managementteam genomen worden. Hoe vaak komt het niet voor dat je last-minute nog een klant moet bedienen of dat er dringend op zoek gegaan moet worden naar extra werkkrachten?

Omdat het operationele aspect van de bedrijfsvoering gaat om problemen of opportuniteiten in het hier en nu, die vaak een hoge urgentie hebben, wordt de eigenaar of het management automatisch gedwongen om hier enorm veel tijd aan te spenderen. Aangezien de tijd van de ondernemer en manager in kleine- en middelgrote bedrijven gelimiteerd is en de hoeveelheid operationele beslissingen zeer hoog, zullen de meeste KMO eigenaars regelmatig hollen van de ene naar de andere beslissing. Dit zorgt er niet alleen voor dat er weinig tot geen tijd voor reflectie over de beslissing is, maar wordt door de meeste KMO-eigenaars en -managers ervaren als enorm belastend.

Strategische beslissingen

Ondanks het vele werk op operationeel gebied, neem je als bedrijfsleider vaak beslissingen die soms een belangrijke strategische impact kunnen hebben, zoals het in de markt zetten van een nieuw product/dienst waaraan heel wat investeringen in tijd en geld aan vooraf zijn gegaan.

In tegenstelling tot het operationele gaat de strategie over de lange termijn toekomst van het bedrijf. Dat kan gaan over investeringsbeslissingen, groeiplannen, een milieustrategie, crisisstrategieën, maar ook bijvoorbeeld de verkoop of overdracht van aandelen van de KMO. Veel KMO managers en -eigenaars ervaren het strategische aspect als een bijkomende taak die ze moeten vervullen, maar waar ze doorgaans veel te weinig tijd voor hebben. Een strategie formuleren vergt namelijk het verifiëren van alle cijfers, het uitdenken van scenario’s, zorgen dat de strategie in overeenstemming is met de visie en/of de missie (welke vaak niet is geconcretiseerd of uitgekristalliseerd), etc. Door de tijdsdruk, mis je vaak tijd en structuur om na te denken over de toekomst. Je wordt hier vaak niet concreet op aangesproken aangezien jij -als KMO-eigenaar- de spil van het bedrijf bent, waar iedereen binnen jouw bedrijf zich toe richt. Vaak zullen de strategische oefeningen beperkt blijven tot een zeer specifiek plan zoals de uitfasering van een machine of de installatie van zonnepanelen de komende jaren. Dit heeft als nadeel dat men niet altijd het breder plaatje bekijkt. De investeringen in de vervanging van een machine of installatie van zonnepanelen kunnen wel interessant zijn voor de nabije toekomst, maar misschien is het eens nuttig om op dat moment na te denken hoelang je bijvoorbeeld nog op de huidige bedrijfssite kan of wil blijven. Of misschien moet je eens kijken naar hoe de aankomende generatie deze investeringen juist ziet en deze investeringen futureproof zijn. Een laatste uitdaging is dat men in een aantal KMO-bedrijven niet eens weet hoe men moet starten met de ontwikkeling van een strategie of ziet men er het nut er niet van in.

Hoewel het begrijpelijk is dat er binnen de KMO’s vaak op het operationele gefocust wordt en minder op het strategische aspect van de bedrijfsvoering, is het toch wenselijk dat er binnen KMO’s tijd en middelen besteed worden aan de uitwerking van een strategie. KMO-bedrijfsleider zijn er bij gebaat om toch - op frequente tijdstippen - een strategische update te maken: wat hebben we al gerealiseerd? Wat ligt nog er op ons pad? Al te vaak blijven strategische oefeningen bij goede voornemens. Dit is zeer spijtig, want bedrijfsstrategie is namelijk de sleutel om de doelen van het bedrijf en haar eigenaar te bereiken. Het helpt bedrijven bij het identificeren van prioriteiten, het nemen van beslissingen en dient als leidstaf om na te gaan of er progressie gemaakt wordt voor de (strategische) bedrijfsdoelen. Kortom, strategie gaat het operationele in goede banen leiden en richtlijnen geven om goede, snelle en eenvoudige operationele beslissingen te nemen. Als je als bedrijf bijvoorbeeld een duidelijke strategie hebt van groei via uitbreiding van bestaande vestigingen, weet je bijvoorbeeld dat je niet al te veel tijd en middelen moet inzetten om overnameprooien te identificeren. Hetzelfde geldt voor een duidelijke strategie met betrekking tot vervanging van het wagenpark, waarbij duidelijke richtlijnen gaan helpen bij het bepalen welke (vracht)wagen in aanmerking gaat komen. Juist die focus gaat enorm tijds- en middelen besparend werken. Bovendien ziet men dat bedrijven die op een correcte manier bezig zijn met het formuleren van een heldere strategie en de opvolging ervan, betere resultaten behalen dan bedrijven die dat niet doen. Zo ziet men bijvoorbeeld een gestegen innovatie, betere overlevingskansen, hogere marges en een stijgende verkoop in bedrijven met een goede en heldere strategie.

De raad van advies of -bestuur als tijdbesparende oplossing?

Als je als eigenaar of management van een KMO merkt dat je niet de tijd of interne capaciteiten hebt om een goede strategie te formuleren, dan kan het interessant zijn om hiervoor de hulp in te roepen van anderen. De strategie laten vastleggen en opvolgen door een raad van bestuur of een raad van advies. In het eerste geval gaat men de taak van strategiebepaling gaan toewijzen aan de raad van bestuur (waar je als ondernemer uiteraard zelf nog in kan zetelen) die zelfstandig beslissingen gaat nemen over de strategie. Wanneer je als ondernemer openstaat om extra input te krijgen van buitenaf, maar alle beslissingsmacht graag zelf (nog even) behoudt, kan je ervoor kiezen om een raad van advies te installeren. In se doet deze raad hetzelfde als een raad van bestuur, maar deze zal dus geen beslissingsmacht hebben en een louter adviserende rol spelen voor de eigenaar. Een raad draagt niet alleen bij aan de kwaliteit van de beslissingen, maar door het werk van de raad ziet de KMO-eigenaar een deel van zijn of haar kostbare tijd vrijkomen voor andere taken.