UBO-registratie ten laatste op 30 september 2019. Reeds op de agenda van uw raad van bestuur?

De deadline ter invulling van het befaamde “UBO-register”, het register van uiteindelijke begunstigden, via het digitale platform MyMinFin Pro [1], nadert met rasse schreden.

Conform het nieuwe artikel 58/11 van de Wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen en het nieuwe artikel 14/1 van het Wetboek van vennootschappen, ligt de verantwoordelijkheid voor een accurate invulling en voor de actualisering van deze gegevens bij de bestuurders.

Veel inkt is gevloeid over deze regelgeving en in het bijzonder over bepaalde aspecten ervan, zoals de invoering door de Belgische wetgever van verplichtingen die verder gaan dan de Europese regelgeving (het zogenaamde “goldplating” [2]), de vaagheid van diverse begrippen die nochtans strenge verplichtingen inhouden en de moeilijkheden die de informatieplichtigen (zoals de bestuurders) ondervinden wanneer ze deze toepassen.

De huidige bijdrage heeft niet als voorwerp deze (terechte) elementen ter discussie te stellen maar wel onze leden in te lichten over de huidige stand van zaken, de maatregelen die genomen moeten worden en de mogelijke sancties.

Daartoe vangt deze bijdrage aan met een overzicht van de meest relevante wettelijke bepalingen, gevolgd door een samenvatting van de regels die van belang zijn voor het bestuursorgaan, om af te sluiten met de concrete stappen waarover het bestuursorgaan wettelijk dient te waken.  De toegang tot het register is hier van minder belang en wordt derhalve niet behandeld.

Deze bijdrage is niet exhaustief en antwoordt niet op alle mogelijke juridische vragen of praktische bekommernissen. Voor bijkomende informatie kan u bij ons terecht op info@guberna.be.  In de mate van het mogelijke zullen wij u verder helpen of verwijzen naar onze partners voor meer diepgaand juridisch advies.

1. De introductie van de UBO in de Belgische wetgeving en de wettelijke bepalingen

De term UBO staat voor het Engelse “Ultimate Beneficial Owner” of in het Nederlands “Uiteindelijke begunstigde”.

Het UBO-register is een specifieke maatregel die kadert  in de internationale beweging tot bestrijding van het  witwassen van geld en financiering van terrorisme. Ze dient de lidstaten ertoe aan te zetten voldoende informatie in te winnen zodat de uiteindelijke begunstigden zouden kunnen worden geïdenticifeerd door de bevoegde autoriteiten.

De Europese autoriteiten, gevolgd door de Belgische overheid, breidden deze originele aanbeveling uit naar een op de rechtsonderhorigen rustende informatie- en aangifteplicht, via het UBO-register, dat bovendien ter inzage zou worden gesteld van alle burgers en/of belanghebbenden.

De Europese richtlijn, de “vierde antiwitwasrichtlijn” [3] trad in voege op 25 juni 2015 en moest voor 26 juni 2017 worden omgezet in nationaal recht van de EU-landen.

Het UBO-register werd met enige vertraging [4] in België ingevoerd door de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (Belgisch Staatsblad van 06/10/2017), hierna genoemd “de wet”.

Deze wet:

- Definieert de “uiteindelijke begunstigden” als de natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de betrokken rechtspersoon en bepaalt dat worden beschouwd als personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de rechtspersoon [5]:

A. In het geval van vennootschappen:

             ° De natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houden, met inbegrip van het houden van aandelen aan toonder, waarbij een belang van meer dan vijfentwintig procent van de stemrechten of van meer dan vijfentwintig procent van de aandelen of het kapitaal van de vennootschap geldt als een indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van het direct belang in de zin van de wet. Een belang gehouden door een vennootschap die onder zeggenschap staat van één of meerdere natuurlijke personen, of van meerdere vennootschappen die onder zeggenschap staan van dezelfde natuurlijke persoon of natuurlijke personen, van meer dan vijfentwintig procent van de aandelen of van meer dan vijfentwintig procent van het kapitaal van de vennootschap, geldt eveneens als indicatie van een toereikend onrechtstreeks belang in de zin van de wet.

             ° De natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen (…).

             ° De natuurlijke persoon of personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel, indien na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, geen van de personen als in de hierboven bedoelde hypotheses werd geïdentificeerd, of indien er twijfel over bestaat dat de geïdentificeerde personen inderdaad uiteindelijke begunstigden is zijn.

B. In het geval van fiducieën of trusts:

De oprichter, de fiduciebeheerder(s) of trustee(s), de eventuele protector, de begunstigden, of wanneer de personen die de begunstigden van de fiducie of van de trust zijn, nog niet werden aangeduid, de categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is alsook elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefent.

C. In het geval van (internationale) verenigingen zonder winstoogmerk en van stichtingen:   

De personen die lid zijn van de raad van bestuur, de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen overeenkomstig artikel 13, vierde lid, van de Wet van 27 juni 1921, de personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting, bedoeld respectievelijk in artikel 13bis, eerste lid, artikel 35, eerste lid, en artikel 49, tweede lid, van dezelfde wet,
de stichters van een stichting, bedoeld in artikel 27, eerste lid, van dezelfde wet, de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is alsook
elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

D. In het geval van juridische constructies die vergelijkbaar zijn met fiduciën of trusts:
De natuurlijke persoon of personen die gelijkwaardige of soortgelijke functies als onder b) bekleedt of bekleden.

• Voert het “Register van uiteindelijke begunstigden” in dat tot doel heeft toereikende, accurate en actuele informatie ter beschikking te stellen over de uiteindelijke begunstigden hiervoor nader gedefinieerd [6].
• Wijzigt de Wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen, door de invoering van een titel “De uiteindelijke begunstigde” die [7]:

             ° Bepaalt dat verenigingen en stichtingen toereikende, accurate en actuele informatie over wie hun uiteindelijke begunstigden zijn, moeten inwinnen en bijhouden. Deze inlichtingen moeten minstens betrekking hebben op de naam, de geboortedatum, de nationaliteit en het adres van de uiteindelijke begunstigde.

             ° Bepaalt dat de bestuurders de gegevens betreffende de personen of categorieën van deze personen via elektronische weg overmaken aan het Register van uiteindelijke begunstigden, binnen de maand, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de informatie betreffende de uiteindelijke begunstigde gekend of gewijzigd is.

             ° Voorziet in een geldboete ten laste van de bestuurders (zie hierna).

• Wijzigt het Wetboek van vennnootschappen door de invoeging van een afdeling “De uiteindelijke begunstigde” waarvan, naar analogie met de bepalingen inzake de verenigingen en stichtingen [8]:

             ° De bestuurders worden belast met het inwinnen, het bijhouden en het registreren via elektronische weg van de toereikende, accurate en actuele informatie.

             ° Een geldboete wordt ingevoerd ten laste van de bestuurders die de opgelegde formaliteiten niet uitvoeren binnen de wettelijke termijnen.

Inmiddels werd de de “vijfde antiwitwasrichtlijn” gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie van 19 juni 2018 [9].

Deze richtlijn wijzigt de richtlijn van 2015 door onder meer de lijst van meldingsplichtige entiteiten uit te breiden, de rol van het UBO-register te versterken en de verplichting om, naast anonieme rekeningen en spaarboekjes, ook anonieme kluizen te verbieden.  Deze richtlijn dient uiterlijk op 10 januari 2020 te zijn omgezet in nationaal recht.

2. Inwerkingtreding en deadline

Op 31 oktober 2018 is het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 (B.S. 14 augustus 2018) in werking getreden, dat de werkingsmodaliteiten bevat met betrekking tot het UBO-register.

Wettelijk diende derhalve volledig aan de verplichtingen voldaan te worden vanaf die datum.

Via haar website liet de FOD Economie echter weten dat uitstel wordt verleend tot 30 september 2019 om de informatie over te maken aan het UB0-register (twee dagen geleden werd dit nieuw uitstel aangekondigd)

Dit uitstel heeft geen wettelijke basis.

3. De verplichtingen

De informatieplichtige entiteiten

Volgende categorieën van entiteiten zijn volgens de wet verplicht de informatie in te winnen, bij te houden en te registreren:

• De vennootschappen
• De vzw’s en stichtingen
• De fiducieën en trusts en onder bepaalde voorwaarden ook de buitenlandse trusts
• De juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met fiducieën of trusts

De wet beperkt zich niet tot de rechtspersonen maar viseert alle vennootschappen, met of zonder rechtspersoonlijkheid: ook de burgerlijke maatschap, de tijdelijke en de stille handelsvennootschappen dienen derhalve aan de verplichtingen te voldoen.

Er wordt evenmin een onderscheid gemaakt in functie van de grootte van de entiteiten.

Ook kleine ondernemingen vallen derhalve onder de inzamel- en registratieverplichting.

Wie is verantwoordelijk voor de informatieverplichting?

Bij vennootschappen en (internationale) VZW’s en stichtingen bestaat de meldingsplicht in hoofde van de bestuurders en/of in hoofde van de “operationele leiding” (zie hierna).

Bij trust en fiducieën of gelijkaardige entiteiten rust de informatieplicht bij de trustees of dossierbeheerders.

Daarnaast hebben bepaalde meldingsplichtige entiteiten (die aan de witwasrichtlijnen onderworpen zijn) zoals externe accountants, auditors en belastingadviseurs de verplichting om elk verschil dat zij vaststellen tussen de informatie in het register en deze waarover zij beschikken te melden aan de bevoegde autoriteiten.

Informatie- en registratieplicht bij vennootschappen en verenigingen

De verantwoordelijkheid voor de informatieverplichting rust volgens de wet in eerste instantie  op het bestuursorgaan.

De wet bepaalt expliciet dat het de bestuurders zijn die de gegevens betreffende de personen of categorieën van de door de wet geviseerde personen via elektronische weg overmaken aan het UBO- Register, en dit binnen de maand te rekenen vanaf het tijdstip waarop de informatie betreffende de uiteindelijke begunstigde gekend of gewijzigd is.

Die informatie dient jaarlijks gecontroleerd,  bevestigd, bijgewerkt en geactualiseerd te worden.

De wet voorziet in drie specifieke sancties:

• Een bijzondere administratieve sanctie voorzien bij artikel 132 §6 van de Wet, voor het niet naleven van de verplichting toereikende, accurate en actuele informatie bij te houden en binnen de wettelijke termijn te registreren, in de vorm van een administratieve geldboete van 250 € tot 50.000 €.
• Een specifieke geldboete ingevoerd bij artikel 14/2 van het Wetboek van vennootschappen en bij artikel 58/12 van de Wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen, ten belope van 50 € tot 5.000 €.
• De strafrechtelijke sancties voorzien bij de artikelen 136,137 en 138 van de Wet, eveneens onder de vorm van geldboetes doch waarbij artikel 138§2 van de Wet uitdrukkelijk stelt dat de rechtspersoon burgerrechtelijk aansprakelijk zijn voor deze  geldboetes. 

De eerste vorm van sanctie, de administratieve boete, kan worden opgelegd door de Minister van Financiën aan de bestuurders, hetzij aan een of meer leden van het bestuursorgaan van de vennootschap of de vereniging, aan één of meer leden van het directiecomité alsook aan de personen die “bij ontstentenis van een directiecomité, deelnemen aan de effectieve leiding”. 

Evenmin als de wettekst maken de voorbereidende werken enig onderscheid tussen het bestuur en de operationele leiding van de vennootschap of vereniging doch lijken het daarentegen mogelijk te maken eenieder aansprakelijk te stellen. Ook het collegiale karakter van de bestuursbeslissingen wordt ogenschijnlijk doorbroken door het gebruik van de termen “één of meer leden van het bestuursorgaan”.

Volgens de voorbereidende werken zou door deze bepaling eveneens feitelijke bestuurders en stromannen geviseerd worden.

De voorbereidende werkzaamheden zeggen het niet met zoveel woorden doch het lijkt de bedoeling van de wetgever te zijn om de bestuurders persoonlijk deze administratieve sanctie op te kunnen leggen om de bestuurder (als verantwoordelijke) te treffen in zijn persoonlijk patrimonium als drukkingsmiddel.

De voorbereidende werkzaamheden wijzen er wel op dat het opleggen van een administratieve sanctie pas zal kunnen gebeuren na de betrokkenen te hebben gehoord of minstens behoorlijk te hebben opgeroepen alsook dat er bij het opleggen van de administratieve sanctie rekening te worden gehouden met alle relevante omstandigheden.

Artikel 134 van de Wet stelt dat de administratieve geldboetes worden ingevorderd overeenkomstig de artikelen 3 en volgende van de Domaniale Wet van 22 december 1949.

Artikel 5 § 2 van deze wet stelt dat de tenuitvoerlegging van het uitvoerbaar verklaard bijzonder kohier of de administratieve uitvoerbare titel kan slechts worden gestuit door een rechtsvordering voor de rechtbank van eerste aanleg, tenzij een specifieke wettelijke of reglementaire bepaling anders bepaalt.

Tegen de administratieve geldboete zou derhalve een beroep kunnen worden ingesteld voor de rechtbank van eerste aanleg.

De tweede categorie betreft de specifieke geldboetes ingevoegd in het Wetboek van vennootschappen en in de VZW-Wet (noteer dat deze sancties niet zijn voorzien ten aanzien van trustees of fiduciebeheerder die de vereiste informatie niet overmaken).

Uit de bewoordingen ‘worden gestraft met een geldboete (….), kan worden afgeleid dat het hier een strafrechtelijke sanctie zou betreffen. De betreffende bepaling linkt deze sanctie wel uitdrukkelijk aan het niet respecteren van de termijn van één maand waarbinnen de formaliteiten dienen te gebeuren.

Integenstelling tot wat het geval is voor de strafrechtelijke sancties voorzien in artikel 138§2 van de Wet voorzien het Wetboek van vennootschappen en de VZW-Wet niet dat de rechtspersoon burgerrechtelijk aansprakelijk is voor de (strafrechtelijke) geldboetes.

Hoe de uiteindelijke begunstigden te identificeren?

De informatieplichtige entiteiten dienen de uiteindelijke begunstigden te identificeren.

De uiteindelijke begunstigden zijn volgens de wet de natuurlijke perso(o)n(en) die de uiteindelijke eigenaar is of zijn van, of zeggenschap heeft of hebben over de juridische entiteit.

Bij vennootschappen voorziet de wetgever in een “indicatie” [10] van dergelijke zeggenschap indien een natuurlijke persoon ofwel een belang heeft van minstens 25% in het kapitaal van de vennootschap ofwel minstens 25% van de stemrechten kan uitoefenen in een algemene vergadering ofwel begunstigde is van minstens 25% van het vermogen van de vennootschap.

Bij groepsstructuren dienen derhalve de opeenvolgende niveaus te worden doorlopen tot aan de identificatie van de uiteindelijke natuurlijke persoon die de controle uitoefent.

Bij participaties van meer dan 25% dient met zekerheid de identificatie te gebeuren. In de overige gevallen dient te worden afgetoetst of de respectieve natuurlijke personen niet (op enigerlei andere wijze) dergelijke zeggenschap zou uitoefenen.

Bij verenigingen en stichtingen gaat het om volgende natuurlijke personen met zeggenschap en meer bepaald, op cumulatieve wijze:

1. De leden van de Raad van bestuur
2. Alle personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen
3. De leden van het Dagelijks Bestuur / het Directiecomité
4. De oprichters van een stichting
5. De natuurlijke persoon of categorie van natuurlijke personen waarvoor de vzw werd opgericht of werkzaam is
6. Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent [11].

Aard van de informatie

De registratie dient betrekking te hebben op “toereikende, accurate en actuele informatie” met betrekking tot de “uiteindelijke begunstigde.

Concreet gaat het om volgende gegevens:

• Naam
• Voornaam
• Geboortedatum
• Nationaliteit
• Volledig verblijfsadres
• Het land van verblijf
• Datum waarop iemand uiteindelijke begunstigde is geworden
• Rijksregisternummer of identificatienummer van de kruispuntbank van de Sociale Zekerheid n, in voorkomend geval, elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de Staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is
• Categorie of categorieën waartoe de uiteindelijke begunstigde behoort
• Of de uiteindelijke begunstigde de voorwaarde van kwalificatie van uiteindelijke begunstigde afzonderlijk of samen met anderen vervult
• Of de uiteindelijke begunstigde een rechtsreeks of onrechtstreeks uiteindelijk begunstigde is.
• Indien de uiteindelijke begunstigde een onrechtstreeks uiteindelijk begunstigde is dan de vermelding van het aantal tussenpersonen met volledige identificatiegegevens en de omvang van het uiteindelijk belang

Volgens de wet dient de voormelde informatie door de informatieplichtigen te worden “getoetst” aan de hand van onderliggende documenten.

De Federale Overheidsdienst Financiën geeft als voorbeelden een kopie van de identiteitskaart/paspoort van de UBO, de oprichtingsakte en statuten van de vennootschap en het aandelenregister.  Het digitale UBO-platform gaat echter nog een stapje verder en maakt het materieel onmogelijk de registratie te voltooien, zonder het opladen van documenten.

De gegevens worden bewaard voor een termijn van 10 jaar vanaf de dag dat de informatieplichtige entiteit zijn rechtspersoonlijkheid verliest (liquidatie) of zijn activiteiten definitief stopzet.

Tevens en zoals hoger reeds aangegeven dient de uiteindelijke begunstigde eveneens op duurzame wijze (bijvoorbeeld per brief) door de entiteit te worden geïnformeerd aangaande de verschillende kenmerken van het register, de rechten en plichten van de informatieplichtige, doch ook van de uiteindelijke begunstigde zelf in het kader van de wet en het uitvoeringsbesluit.

De uiteindelijke begunstigde zal tevens door de Administratie van de Thesaurie geïnformeerd worden van de gegevens die op zijn naam in het register worden opgenomen.

4. Bedenkingen en guidelines

Onnodig te onderlijnen dat deze informatie en - registratieplichten extra administratieve lasten met zich meebrengen voor elke geviseerde entiteit.

Het komt wettelijk aan de raad van bestuurders/zaakvoerders toe deze informatie- inwinning en registratie te organiseren, daarvoor de nodige middelen ter beschikking te stellen en de implementatie van de ingestelde procedures te bewaken, onder de druk van (administratieve/persoonlijke) sancties.

Daartoe zal binnen de vennootschap of vereniging ook een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde aangeduid moeten worden die de informatie aan het register zal meedelen. Bovendien maakt de UBO-registratie vermogensrechtelijke informatie publiek waarvan de draagwijdte dient te worden ingeschat.

Een deel van de taken kan men uitbesteden maar dat neemt niet weg dat in aanloop van 30 september 2019 aan informatievergaring moet worden gedaan. Nu reeds actief  de gegevens en onderliggende documenten centraliseren binnen de organisatie is dan ook de boodschap.

In de mate dat dit nog niet zou gebeurd zijn, dient de informatie- en registratieverplichting dan ook best een agendapunt op de eerstvolgende raad van bestuur uit te maken.

---

[1] www.myminfinpro.be

[2] De Belgische wetgever is in deze vooruitgelopen op de zogenaamde “vijfde antiwitwasrichtlijn” (zie infra)

[3] Richtlijn (EU) nr. 2015/849 van 20 mei 2015

[4] Doch zeker niet als laatste

[5] Artikel 4,27° van de wet

[6] Artikelen 73,74 en 75 van de wet

[7] Artikel 142 van de wet

[8] Artikel 153 van de wet

[9] Richtlijn (EU) nr. 2018/843 van 30 mei 2018

[10] Het is onzeker of dergelijke “indicatie” juridisch begrepen dient te worden als een weerlegbaar vermoeden. De memorie van toelichting geeft daaromtrent geen nadere precisering.

[11] Hieromtrent stellen de voorbereidende werken dat het ‘bijvoorbeeld kan gaan om de persoon of personen (niet leden) waarvoor het doel van een stichting voorziet in een ondersteuning, voordeel, hulp, enz. De term “begunstigden” vloeit voort uit de algemene definitie onder artikel 4, 27°, eerste lid, en slaat onder meer op diegene die zeggenschap heeft over de vereniging zonder er lid van te zijn, bijvoorbeeld een persoon die achter de schermen handelt via een of meer stromannen, of een lid dat, door middel van een cumulatie van vertegenwoordigingsmandaten gekoppeld aan de afwezigheid van andere leden op de algemene vergadering, gedurende verschillende opeenvolgende boekjaren een feitelijke uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging zou uitoefenen’