Zelfs externe communicatie moet bestuurlijk aandachtspunt zijn bij startups

1. Worden de aandeelhouders goed ingelicht?

De aandeelhouders die niet in de Raad van bestuur zitten hebben er wegens de snel veranderende omstandigheden alle belang bij om goed te kunnen volgen hoe hun bedrijf of investering er aan toe is. De wettelijk voorziene jaarlijkse Algemene Vergadering is echt niet voldoende. Wij suggereren om toch minstens per kwartaal een aandeelhoudersbrief samen te stellen met de belangrijkste gebeurtenissen en een vereenvoudigde financiële stand van zaken. Ook is het een aanrader om zes maanden na de wettelijke AV een jaarlijkse informele informatievergadering te organiseren voor de belangstellende aandeelhouders.  Dan krijgen zij een grondige update en kunnen zij alle vragen stellen.

We mogen ook niet vergeten dat de eerste aandeelhouders van een startup ook om een bijkomende reden alle respect verdienen. Zij kunnen immers het welslagen van een volgende kapitaalronde mee bepalen. Als nieuwe geïnteresseerden moeten vaststellen dat de originele investeerders absoluut niet geïnteresseerd zijn vormt dit een belangrijk teken aan de wand.  

Tenslotte is het vanuit ‘governance oogpunt’ aan te raden om inhoudelijke communicatie met de aandeelhouders te laten valideren door de raad van bestuur. Want dat is het voor aandeelhouders het verantwoordelijke en meest relevante orgaan...

2. Zijn de medewerkers mee met het verhaal?

Gewoonlijk hebben startups slechts een kleine ploeg medewerkers en je zou daardoor verwachten dat ze allemaal goed geïnformeerd zijn over de gang van zaken. Maar als daar geen structurele inspanning tegenover staat kan dit al gauw een foutieve aanname worden. Denk bijvoorbeeld maar aan de vele thuiswerkers die je moeilijker bereikt.

De inzet en gedrevenheid van de medewerkers hangt in een grote mate af van de mate waarin ze daadwerkelijk bij de bedrijfsvoering en het beleid betrokken worden. Dan is adequate bedrijfsinformatie wel een minimum. We raden aan om de CEO elke maand te laten uitleggen waar het  bedrijf staat, waar het naartoe gaat en welke rol het team daarbij vervult. De Raad van bestuur kan eventueel af en toe informeel betrokken bij deze communicatie naar de medewerkers. Het is goed dat zij weten wie de voorzitter en de bestuurders zijn en dat deze mensen desnoods ook bereikbaar zijn. Maar de voorzitter of bestuurders mogen natuurlijk nooit afbreuk doen aan de autoriteit en de leiderschaps-verantwoordelijkheid van de CEO en zijn team.

3. Wat moet de onmiddellijke omgeving weten ?

Een startup in de B2C beseft natuurlijk goed hoe belangrijk een goede en frequente externe communicatie is. Maar ook B2B-bedrijven doen er goed aan om te investeren in een goede reputatie in hun gemeenschap en in de publieke opinie. Elk bedrijf moet namelijk op de een of andere manier zijn ‘licence to operate’ verdienen. Dat kan alleen maar door enige openheid naar de omgeving, de buren, de lokale gemeenschap en de overheden. Dat kan zelfs  bijdragen tot  de eventuele verwerving van een bepaalde medewerking, een gunstmaatregel, vergunning of toestemming. Ook als B2B startup kan je echt nooit genoeg supporters hebben. En de bestuurders kunnen in dit verband hun netwerk openstellen, bijvoorbeeld om de juiste instantie sneller te bereiken.

4. Hoe bereik je zoveel mogelijk klanten?

De meeste startups begrijpen uiteraard donders goed dat ze klanten en mogelijke prospecten op de juiste manier moeten benaderen. Elk bedrijf moet hiervoor zijn eigen weg zoeken. Want het komt er uiteindelijk niet op aan zo veel  of goed mogelijk te ontwerpen maar wel om zoveel mogelijk te verkopen  Je moet je financiële middelen hier echt efficiënt inzetten. De bestuurders mogen niet aarzelen om het team te ondersteunen in hun klantencontacten. Want enkel als je de klant en zijn probleem goed begrijpt, kan je als bestuurder goede beslissingen nemen.