Zomer in zicht? Zo garandeert de raad van bestuur zijn werking tijdens de zomerperiode
De zomer komt eraan. Een periode om misschien wat los te laten, te herbronnen op reis of thuis. Maar het is ook een moment om, gebruikmakend van de wat rustigere periode, bij te lezen, dossiers diepgaander te bekijken en strategische dagen of expertsessies bij te wonen. Wie een bestuursmandaat heeft, blijft immers ook tijdens de zomervakantie betrokken en alert. Goed bestuur laat zich niet onderbreken door de kalender.
Neem je vakantie, dan is de vraag hoe je je als raad van bestuur en als bestuurder voorbereidt op een langere periode van afwezigheid. Welke afspraken zijn wenselijk, welke verplichtingen gelden er en wie bewaakt de continuïteit?
Een overzicht van wat regelgeving, codes en praktijkervaring leren over de werking van bestuursorganen tijdens de zomervakantie.
Continuïteit als anker
De Belgische wet bepaalt dat de raad van bestuur als collegiaal orgaan steeds verantwoordelijk blijft voor het beleid en de controle van de vennootschap – ook wanneer één of meerdere bestuurders tijdelijk afwezig zijn. Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen voorziet geen expliciete regeling voor vakantieperiodes, maar de bestuurlijke verantwoordelijkheid is permanent.
De Belgische Corporate Governance Code 2020, die van toepassing is op beursgenoteerde ondernemingen, vertaalt dat principe naar een principieel werkingskader. Ze legt de nadruk op vergaderfrequentie, opvolgingsplanning, digitale besluitvorming en structurele beschikbaarheid van bestuurders. De toepassing van deze principes, ook tijdens vakantieperiodes, is een verantwoordelijkheid van de raad zelf. Dat gebeurt volgens het principe “pas toe of leg uit”.
Voor niet-beursgenoteerde ondernemingen biedt de Code Buysse IV een pragmatisch referentiekader. Beschikbaarheid, engagement en onderlinge afspraken tussen bestuursleden zijn er essentieel. De Code moedigt raden aan om in het huishoudelijk reglement afspraken vast te leggen over waarneming, bereikbaarheid en besluitvorming in uitzonderlijke situaties.
Beide codes verschillen in toon en normatieve kracht, maar delen dezelfde logica: de werking van de raad mag niet afhangen van individuele agenda’s. Bestuurlijke verantwoordelijkheid stopt niet tijdens vakantieperiode. De zomervakantie is daarbij geen uitzonderingsgeval, maar wel een moment waarop de continuïteit van de raad het meest op de proef wordt gesteld. De principes van voorbereiding, onderlinge afstemming en vervanging gelden dan ook het hele jaar door, bij elke collectieve of individuele afwezigheid.
Wanneer zich tijdens een vakantieperiode een incident of crisis voordoet, is het aan de directie om de raad tijdig en volledig te informeren. Het is vervolgens aan de raad om ervoor te zorgen dat dit signaal ook effectief wordt opgepikt.
De voorzitter heeft de sleutels
De voorzitter van de raad speelt een sleutelrol in de voorbereiding op het zomerreces. Hij of zij bewaakt de continuïteit van de werking, stemt de jaarplanning af op vakantieperiodes en coördineert de onderlinge waarneming bij afwezigheden. De voorzitter zorgt er ook voor dat informatie tijdig gedeeld wordt, dossiers correct worden overgedragen en afspraken helder zijn voor iedereen.
Indien nodig roept de voorzitter de raad bijeen vóór het reces om belangrijke beslissingen tijdig te nemen.
Afstemming en waarneming
Een raad van bestuur legt zijn reces vast. In de jaarplanning worden schoolvakanties, feestdagen en persoonlijke afwezigheden van de bestuursleden mee opgenomen. Zo wordt het risico op agendaconflicten verkleind en kan, niet onbelangrijk, de timing van vergaderingen daar tijdig op worden afgestemd.
Het is aangewezen om afspraken te maken over minimale bezetting en onderlinge waarneming. Het is belangrijk om dat ook formeel vast te leggen. Wie is in noodgevallen bereikbaar, via welk kanaal en binnen welke termijn? Wat wordt als dringend beschouwd en wat niet? Hierdoor blijft de werking van de raad gegarandeerd, is hij voorspelbaar en evenwichtig, ook wanneer niet alle leden beschikbaar zijn.
Bestuurlijke verantwoordelijkheid
Ook tijdens vakantieperiodes blijft elke bestuurder juridisch aansprakelijk voor de werking van het bestuur. Wie tijdelijk zijn taken laat waarnemen, blijft wél betrokken op het niveau van aansprakelijkheid. Dit is een actueel aandachtspunt in governancepraktijken, en vraagt om duidelijke afspraken en transparante communicatie binnen het bestuursorgaan.
Beslissingen nemen tijdens het reces
De raad van bestuur kan ook tijdens het zomerreces beslissingen nemen, mits de statutaire vereisten vervuld zijn. In veel organisaties is schriftelijke of digitale besluitvorming mogelijk, op voorwaarde dat alle leden instemmen en dat de procedure correct wordt gevolgd.
Belangrijk is dat het collegiaal karakter van het bestuursorgaan bewaard blijft. Zelfs wanneer niet iedereen fysiek aanwezig is, moet de besluitvorming transparant en verantwoord verlopen, met correcte verslaggeving en registratie.
Scenariodenken
Een zomerperiode betekent niet dat onverwachte problemen eveneens de koffers hebben gepakt. Incidenten, onverwachte gebeurtenissen, al dan niet gelinkt aan de (geo)politieke situatie, of mediabelangstelling kunnen zich ook tijdens de vakantie voordoen. Het relatieve gebrek aan nieuws in de zomer, in de volksmond ook wel de “komkommertijd” genoemd, maakt dat één incident al snel disproportioneel veel media-aandacht krijgt. Bestuurders doen er dus goed aan te anticiperen op wie bereikbaar blijft, wie reageert en op welke toon, nog voor er iets gebeurt. Voor stakeholders en toezichthouders is het belangrijk dat de raad van bestuur alert blijft, reactief en aanspreekbaar is.
Als raad doe je er goed aan om intern een aanspreekpunt aan te duiden voor noodgevallen. Die persoon neemt, indien nodig, het initiatief om de raad digitaal bijeen te roepen of extern te communiceren. Door dit op voorhand te organiseren, vermijdt je bestuurlijke stilte die al snel wordt geïnterpreteerd als afwezigheid of inertie.
Besturen is vooruitzien
Een raad van bestuur die op voorhand plant, voorkomt bestuurlijke ruis tijdens de vakantieperiode. Door vakanties te integreren in de jaarplanning, vervangingsafspraken te maken, bereikbaarheid te regelen en scenario’s te voorzien voor noodsituaties, blijft de werking verzekerd: discreet, gestructureerd en met respect voor het mandaat.
Take aways:
De verantwoordelijkheid van de raad stopt niet op 30 juni.
Bestuurlijke aansprakelijkheid loopt door, ook tijdens afwezigheden. Voorzie continuïteit — structureel én praktisch.
Plan op tijd: wie is wanneer beschikbaar?
Maak de vakantieplanning agendapunt in het voorjaar. Duid vooraf wie bereikbaar blijft en wie tijdelijk het voortouw neemt.
Leg afspraken vast in huishoudelijk reglement.
Werk met duidelijke procedures voor digitale besluitvorming, vervanging en escalatie. De code Buysse IV geeft richting.
Voorzie een reputatiestrategie voor crisissituaties.
Eén incident kan in komkommertijd snel ontsporen. Voorzie een aanspreekpunt én stem communicatie af binnen de raad.
Een goed functionerende raad blijft waakzaam; ook op afstand.
Goverance neemt geen vakantie.